Cela fait partie des missions qui peuvent être réalisées par une secrétaire indépendante, assorties ou non de l’enregistrement de la réunion, en vue de la rédaction d’un compte rendu ou d’une retranscription complète des débats.

Le cas le plus courant est celui d’une réunion de comité d’entreprise, ou de CHSCT, mais il peut s’agir également de toute autre forme de réunion, d’une assemblée générale pour une association, d’un conseil d’administration pour un groupement d’employeurs, ou autres.

Cette mission s’effectue évidemment sur site.

L’objet de cet article n’est pas de vous donner des astuces ou des techniques pour la prise de notes rapide, mais simplement de vous rassurer sur ce type de prestation, souvent demandée par les clients.

En ce qui concerne l’enregistrement de la réunion

Il n’est pas toujours autorisé d’enregistrer les réunions, mais certains clients vous demanderont de le faire.

En ce qui me concerne, j’ai toujours refusé cette prestation en tant que telle.

La raison en est simple. Je ne suis en effet pas équipée d’un matériel de compétition, mais d’un simple dictaphone.

En outre, je ne suis pas à l’abri d’un problème technique, et la prise de son n’est pas mon cœur de métier.

Aussi, j’ai toujours demandé au client de se charger de son propre enregistrement, quitte d’ailleurs à enregistrer moi-même la réunion avec mon dictaphone. Ce n’est pas un mal de disposer de deux bandes-son, en cas de passages inaudibles par exemple.

Le fait d’exiger du client la prise de son me dédouane de la responsabilité de celle-ci en cas de problème.

D’ailleurs, cela n’a jamais été un frein pour mes clients.

Après, il existe du matériel plus ou moins perfectionné pour assurer l’enregistrement d’une réunion. Vous pouvez enregistrer avec votre ordinateur portable ou avec un simple dictaphone numérique.

Vous avez également la possibilité d’investir dans des appareils un peu plus perfectionnés, comme le Pocket Memo enregistreur de réunion Philips.

Dans tous les cas, pensez à la trousse de secours avec piles de rechange, rallonges, blocs de prises, voire un dictaphone supplémentaire.

L’accueil et la mise en place

Pour s’assurer du bon déroulement de la mission, il conviendra de vous présenter en avance sur les lieux pour nouer le contact avec votre interlocuteur sur place, le plus souvent l’assistante de direction.

Votre client aura pris soin de vous faire parvenir en amont tous les documents nécessaires à la bonne compréhension de la réunion : liste des participants, ordre du jour et annexes.

Cela vous aura permis de vous familiariser avec la thématique, voire le jargon-métier du client.

Une fois sur place, prévoyez de pouvoir bien identifier les différents participants (par exemple, au moyen d’un chevalet avec leur nom devant leur place).
Vérifier aussi que tous les micros fonctionnent si la salle en est équipée.

Toutes les réunions ont un président de séance. Présentez-vous à lui et demandez-lui de rappeler les consignes de base avant le début de la réunion : le fait que celle-ci fera l’objet d’un compte rendu rédigé par vos soins, qu’il convient de se présenter avant de prendre la parole et parler chacun à tout de rôle.

Une fois qu’on vous aura attribué une place, prenez soin de réaliser un plan de table afin de bien mémoriser la place de chacun. Ainsi, si une personne oublie de se présenter, vous retrouverez facilement son nom en jetant un œil à votre dessin.

Pour ma part, j’aimais également engager la conversation avec mon voisin.
Cela me permettait de savoir, avant le début de la réunion, qui étaient les personnages « importants », c’est-à-dire ceux qui étaient sensés prendre le plus souvent la parole, et donc de les repérer.

Il m’est même arrivé que ce soit ce même voisin qui me souffle les noms des orateurs à chaque prise de parole…

Le filage de la réunion pour retranscription audio

En fonction de la mission qui vous a été demandée, le travail de prise de notes effectué sur place ne sera pas le même.

Ainsi, si votre mission consiste à retranscrire l’intégralité des débats à partir de l’enregistrement audio de la réunion, l’objectif de votre travail sur place sera de bien identifier chacun des interlocuteurs.

On parlera du filage de la réunion.

Il s’agit de noter le nom de chaque intervenant à tour de rôle, ainsi que les premiers mots de son intervention.

Vous en tirerez ainsi la trame des débats qu’il vous suffira ensuite de compléter au moyen de l’enregistrement.

Au cas où vous avez du mal à « voir » qui parle, ce qui peut arriver lors de réunions avec un grand nombre de participants, et pour peu que vous soyez mal placé, noté bien les caractéristiques de la voix ou des propos de manière à retrouver de qui il s’agit pendant la pause.

De même, si les débats fusent et que vous avez du mal à rechercher le nom de chaque interlocuteur, noté simplement des faits comme « femme au pull rouge », vous retrouverez ensuite sur votre plan de table de qui il s’agissait.

La prise de notes pour compte rendu

Si votre mission consiste simplement à prendre des notes pendant la réunion pour en établir le compte rendu, l’objectif de votre travail sur place sera moins d’identifier les différents interlocuteurs que de noter les points importants, et surtout les chiffres, évoqués lors de la réunion.

L’étude de l’ordre du jour et des documents au préalable sera là encore plus importante pour comprendre l’enjeu des débats.

Vous aurez tout de même à identifier, lors d’un comité d’entreprise, par exemple, qui travaille pour la direction et qui travaille pour tel ou tel syndicat, mais leurs noms sont moins importants.

Il convient de bien écouter les débats avant de les synthétiser, et surtout de noter les chiffres.

En ce qui concerne la prise de notes, pas besoin de maitriser la sténo, vos propres abréviations suffiront, du moment que vous parvenez à vous relire.

Pour gagner en rapidité, vous aurez peut-être intérêt à travailler à l’ancienne, sur du papier, et non sur l’ordinateur, mais attention à ne pas perdre une feuille volante !

Après, certaines qui sont particulièrement rapides préféreront prendre directement des notes sur leur ordinateur portable. Il est évident que cela vous fera gagner un temps précieux pour rédiger la synthèse.

Cela dépend aussi de la densité et de l’ordonnancement des débats…

Je dirais que le plus important est sans doute de rédiger le compte rendu très rapidement derrière la réunion, afin que les débats soient encore frais dans votre mémoire.

La prise de notes en temps réel et la sténotypie

Pour info, je dirais juste un mot sur la prise de notes en temps réel.

C’est aussi ce qu’on appelle « sténotypie ».

D’après Wikipédia,

« La sténotypie est une méthode d’écriture basée sur la phonétique servant à retranscrire des discours oraux avec une sténotype. Elle permet de taper des mots plus rapidement que sur un clavier d’ordinateur ou qu’en utilisant la méthode de la sténographie. Il est possible d’atteindre une vitesse de 220 mots par minute, c’est-à-dire aller aussi vite que la parole et donc de pouvoir faire une prise intégrale du discours. »

La sténotypie est également pratiquée par des travailleurs indépendants.
La formation est difficile et dure trois ans. Elle peut être effectuée à distance.
L’objectif est d’atteindre un minimum de 210 mots /minute, voire 230 mots /minute, ce qui est beaucoup plus rapide que la vitesse de la parole.

Pour en savoir plus, je vous invite à visionner cette vidéo :

Les tarifs

Il existe plusieurs manières de tarifer cette prestation.

Soit vous préférez présenter à votre client un tarif forfaitaire comprenant la totalité de la prestation, depuis la prise de notes dans ses locaux jusqu’à la rédaction du compte rendu à la maison.

Soit vous préférez distinguer la partie prise de notes dans les locaux du client et la partie rédaction ou transcription.

J’ai tendance à préférer cette seconde option qui aide le client à comprendre que la valeur du devis repose en grande partie sur votre temps de présence.

Ainsi, certains clients préféreront s’organiser autrement en assurant la prise de notes en interne et en ne vous confiant, au final, que la partie retranscription.

Dans tous les cas, votre devis devra prendre en compte :

• Votre temps et vos frais de déplacement
• Votre temps de présence, y compris les « temps morts »
• La prestation de rédaction ou de transcription

Comme d’habitude, je ne vous conseille pas de faire ressortir la partie « déplacements » qui est souvent rédhibitoire pour le client.

Autant, vous indemniser du temps passé peut être facilement compris, autant payer pour un déplacement ne passe pas toujours très bien.
Dans ce cas, le client préférera faire appel à un prestataire plus proche pour payer moins cher.

Vous auriez intérêt à proposer un forfait pour la prise de notes sur place.

Pour ma part, mes tarifs, sur Paris, étaient les suivants :

Déplacement pour une ½ journée de quatre heures maximum : 150 euros
+ 30 euros l’heure supplémentaire
Retranscription audio des débats : 150 euros l’heure enregistrée

Ce qui donne pour 4 heures de réunion :

150 + 4 x 150 = 750 euros

Vous avez une question sur le métier de secrétaire indépendante, ou vous souhaitez participer à la rédaction de ce blog, contactez-moi !

Crédits photo : Unique Hotels et Philips