« Comment trouver des client.es » est souvent la dernière question que se posent les personnes qui se lancent comme secrétaires indépendantes.

La prospection est la mal-aimée des projets de création 🥺

Et pourtant, quoi de plus beau que de vendre des services pour lesquels nous sommes compétentes, à des personnes qui sont prêtes à les acheter, pour répondre à leur besoin et ainsi contribuer à améliorer leur vie 🤩

Encore faut-il savoir quels services, pour quelles personnes, pour répondre à quels besoins 😁
C’est bien là qu’est la question.

Or, nombreuses sont les secrétaires indépendantes qui commencent leur projet par le choix du statut et le calcul de leurs tarifs.

Une fois réalisés leur site internet, leur profil LinkedIn et/ou leur page Facebook, matérialisant ainsi leur existence sur la toile, elles s’immatriculent.

Elles n’ont encore (pour la plupart d’entre elles) qu’une idée encore très vague des missions qu’elles vont pouvoir proposer et de la clientèle susceptible d’être intéressée.

Cependant, elles estiment qu’elles sont compétentes dans leur métier, polyvalentes, et que quasiment tout le monde, parmi les professionnel.les, les particuliers, les associations, les collectivités et autres organisations pourraient avoir recours à leur service.
Il y a de quoi faire 🤪

Leur motivation est de travailler à la maison, de gérer leur temps de manière autonome, tout en faisant bénéficier leurs client.es de leur expérience et de leurs compétences.
Quels client.es ? Peu importe, à la limite.

Seulement, une fois immatriculée, se pose la question de la prospection 🤔

Qui souhaitent-elles prospecter ?

• Dans le pire des cas, tout le monde > donc elles ne s’adresseraient à personne
• Dans le meilleur des cas, n’importe qui > ce qui suppose quand même qu’elle s’adresse à une personne en particulier, choisie par opportunité.

Pour quelles prestations ?
Elles se qualifient volontiers de couteaux suisses, et peuvent intervenir sur des missions très diversifiées : de la simple frappe et mise en page, jusqu’au dossier de formation ou d’appel d’offres en passant par des missions RH de recrutement ou financière d’assistance de gestion.
Liste évidemment non limitative.

À ce moment, on comprend la difficulté de la question : par où commencer la prospection ? 😵
D’autant que sur ce créneau, la concurrence est rude !

Je rencontre alors deux attitudes :

Aller chercher ses client.es ou se faire connaître

✔ Samia a décidé de partir à la conquête de sa future clientèle.

Elle fait feu de tout bois pour solliciter les gens : se présenter, montrer les avantages de la formule, les bénéfices que la personne pourrait en retirer…

Elle passe des appels, rencontre ses prospects en toute occasion, s’inscrit à des évènements réseaux, prend RDV avec des prescripteurs et prescriptrices, à la mairie, auprès des cabinets-comptables, distribue ses cartes de visite, maintient le contact via les réseaux sociaux…

Elle construit son réseau.
Elle a un fort ancrage local et devient peu à peu connue et reconnue comme une personne-ressource sur le territoire.

L’énergie de Samia est tellement communicative que même si les gens n’ont pas forcément besoin de ses services, illes la recommandent volontiers dès que l’occasion se présente.

La principale difficulté qu’elle a rencontrée est, au début du moins, que les gens la recommandaient pour de mauvaises missions : soit des choses qu’elle ne se sentait pas capable de faire, soit des choses qu’elle ne pouvait pas faire (compta), soit pour des postes salariés.

Elle est passée par des missions où ses client.es se prenaient pour des patron.nes, lui imposant des contraintes non choisies pour un tarif dérisoire.
Heureusement, elle a trouvé le courage de les quitter, malgré le manque à gagner. Ce n’est pas pour ça qu’elle s’était lancée à son compte comme assistante freelance !

Cela fait maintenant 3 ans que Samia a créé son activité.
Elle commence à bien en vivre. Depuis ses débuts, elle a appris à mieux qualifier ses missions et à comprendre le profil des professionnel.les qui pouvaient avoir recours à elle.

Son emploi du temps est quasi plein, et elle ne souhaite pas s’engager plus, mais ne refuse pas de petites missions ponctuelles qui contribuent à la diversité de son activité.

Finalement, tout s’est bien goupillé pour elle, mais heureusement qu’elle avait le chômage. Sinon, elle aurait dû reprendre un emploi salarié.

Samia est une battante, elle aime relever les défis, se dépasser elle-même.

✔ Manon est timide et manque de confiance en elle.
Elle a toujours peur de déranger, aussi préfère-t-elle communiquer sur les réseaux sociaux.

Elle a créé sa page Facebook, elle a aussi un profil LinkedIn. Avec son mari, illes ont créé son site internet dont elle est très fière (mais qui n’est pas optimisé pour le référencement naturel).
Depuis peu, elle communique également via Instagram.

Sur ses pages, elle parle essentiellement de son activité, de ses avantages, mais très peu d’elle.
Manon est pudique et évite de mélanger sa vie privée et sa vie professionnelle. Elle a un profil privé sur Facebook, mais elle n’accepte que ses proches en ami.es.

Pour apprendre à communiquer sur les réseaux, rédiger des messages percutants avec de beaux visuels, elle enchaine les programmes de formation et s’investit à fond !
Ce sera une nouvelle corde à son arc, comme elle dit 🙂

D’ailleurs, elle aimerait pouvoir proposer aussi ses nouveaux talents de community manager à ses client.es. Là non plus, elle ne sait pas trop pour quel type de clientèle, d’ailleurs 🙄

Et puis, les client.es, pour l’instant, elle n’en a pas.
Cela fait pourtant 18 mois qu’elle est lancée et qu’elle communique avec beaucoup d’énergie sur le net. Mais, c’est vrai qu’il y a la crise…

Si, Manon a quand même trouvé des missions en sous-traitance, car elle communique beaucoup avec ses consœurs sur les réseaux. Cela lui a permis de tester la retranscription audio.
Encore une nouvelle corde à son arc !

Elle aimerait se former aux appels d’offres. On lui dit qu’il y avait de la demande.

Heureusement, Manon n’a pas le couteau sous la gorge financièrement parlant, mais elle aimerait pouvoir se rémunérer de son activité, prouver qu’elle peut y arriver.

Cela dit, elle n’est pas à plaindre. Elle est heureuse du travail déjà réalisé.
Qui aurait pu imaginer, il y a encore 2 ans qu’elle en serait arrivée là !

Elle sait que le commercial n’est pas son fort. Outre sa peur de déranger, elle ne peut pas imaginer avoir à « se vendre ». Elle trouve ça dégradant. Après tout, si les gens ont besoin, illes savent où la trouver…

La troisième voie de l’empathie et de la bienveillance

Entre ces deux attitudes, celle de Samia la battante et de Manon la timide, dans le cadre de mes accompagnements, je préconise une autre attitude – celle-ci consciente – basée sur :

• L’empathie, comme capacité de comprendre, de ressentir les sentiments ou de se mettre à la place de nos (futur.es) client.es.
• La bienveillance, comme motivation à respecter autrui et agir pour son bien.

Autrement dit, les client.es sont au centre.

Je ne sais pas vous, mais moi, si je me suis lancée à mon compte, c’est parce que :

• J’aime mon métier, j’aime l’exercer, et j’imagine le faire avec un certain talent
• J’ai envie d’aider les gens grâce à mes capacités à l’exercer

Personnellement, je n’ai pas l’impression de pouvoir aider tout le monde.

J’imagine que je ne peux aider que les gens qui sont en demande d’aide, parce qu’illes rencontrent une difficulté que je pourrais lever.

✘ Pas les gens qui n’ont pas de problème, pour qui tout va bien

✘Pas les gens qui ont un problème :

• Mais ne pensent pas en avoir
• Mais le temps et/ou les connaissances pour le résoudre
• Mais ont déjà trouvé une solution qui leur convient
• Mais ne souhaitent pas demander de l’aide
• Mais n’ont pas les moyens de payer une prestataire…

Par exemple, quand j’ai commencé comme assistante-freelance à Paris…

➔ Contrairement à Samia et à Manon, je n’avais pas de temps devant moi.
Je venais de déposer le bilan de ma librairie, je sortais exsangue financièrement de cette expérience.
Cela faisait 2 ans que je ne m’étais pas rémunérée et j’étais surendettée avec 60.000 euros de dettes à rembourser.

Je vous dis ça, non pas pour vous faire pleurer, d’autant que c’est une histoire déjà ancienne qui s’est bien terminée, mais pour vous donner le contexte.

➔ Du point de vue du caractère, je dirais que j’ai un peu de Samia et de Manon.
Comme Manon, je suis timide, mal à l’aise en société, je ne sais pas non plus quoi dire aux gens en tête à tête, si bien que j’ai moi-même l’impression de les mettre mal à l’aise (il faudrait demander à mes collègues du coworking ce qu’illes en pensent 😉)
Je suis plus à l’aise pour communiquer sur internet, par écrit, et via un écran interposé.

En revanche, comme Samia, je pourrais dire que je suis une battante, et que je fais feu de tout bois pour réussir mes projets.

➔ En 2009, quand je me lançais comme assistante-freelance à Paris, ma mission (celle que je m’étais fixée) était de soulager mes client.es en prenant en charge, sur l’équivalent de quelques heures par semaine, une partie de leurs tâches administratives et commerciales, afin qu’illes puissent se consacrer à leur cœur de métier.

➔ J’ai donc ciblé des gens qui avaient un problème de temps.
Il est clair que je n’allais pas les trouver sur Facebook, par exemple, ou plus globalement sur les réseaux sociaux.
Pourquoi ?... Je viens de vous le dire, leur activité cartonne, illes n’ont pas le temps.
J’allais les trouver chez eux, à leur bureau.

Je n’allais pas cibler non plus les micro-entrepreneur.es ou les jeunes entrepreneur.es qui n’auraient pas eu les moyens d’externaliser.

Pour m’aider dans ma quête, j’ai pris le parti de faire un questionnaire, envoyé individuellement par mail, en travaillant par échantillonnage métier.

Après environ 800 questionnaires envoyés et une 100aine de retours, il est apparu on ne peut plus clairement que j’avais été essentiellement recontactée par des consultant.es.

En fait, j’avais eu d’autres retours, mais les consultant.es m’avaient rappelée, et j’avais pu les rencontrer dans le cadre d’un RDV.

Comprendre les besoins de ses client.es

Suite à l’envoi de mes questionnaires, j’ai donc obtenu plusieurs RDV.

➔ S’illes m’ont rappelée plutôt que rempli le questionnaire, je pouvais supposer que c’est parce qu’illes n’avaient pas le temps.
➔ S’illes me fixaient un RDV alors qu’illes n’avaient pas le temps, c’était sans doute parce qu’illes étaient intéressé.es par mes services.

Les profils de ces personnes tout de suite intéressées par mes services comme assistante-freelance étaient assez clairs :

• Des consultant.es de Paris et petite couronne
• Qui travaillent seul.es, depuis déjà quelques années
• Qui travaillent à domicile, dans un chouette, mais (souvent) petit appartement
• Qui sont en société, c’est-à-dire avec une ambition entrepreneuriale
• Qui ont un cabinet d’expertises-comptable

Leurs besoins les plus urgents :
(À la demande de leur cabinet comptable...)

👉 relancer les factures impayées, faire rentrer l’argent.
Mais comment faire tout en gardant sa posture charmante de consultant.e ?

👉 mettre sa comptabilité au carré, faire ses notes de frais, à grande menace de contrôle fiscal 😲
Je ne sais pas si vous avez une idée de nombre de frais de ces personnes qui se déplacent tous les temps et passent leur temps à faire des cadeaux à leurs client.es si bien qu’on ne sait plus ce qui relève du pro et du privé…

Évidemment, avec le temps, et la confiance, les missions se sont diversifiées.

En tout cas, je savais qui cibler et comment les approcher 😊

Créer une offre qui répond spécifiquement à ce besoin

➔ J’ai donc basé mon offre sur ces 2 besoins.
➔ J’ai commencé à communiquer sur les réseaux (Viadéo, à l’époque)
➔ J’ai continué à faire de l’emailing, toujours en ciblant ce type de profil
➔ Je parlais de mon offre sur mon blog Croquefeuille

Finalement, assez rapidement, j’ai été (re)contactée :
Par des consultant.es, des formateurs et formatrices, mais aussi un orthoptiste, un artiste-ébéniste…

Et mon activité s’est assez rapidement développée.
J’ai débuté ma première mission en novembre 2009, 6 mois après le dépôt de bilan de ma librairie.
Il m’a encore fallu 6 mois pour pouvoir m’en tirer un salaire (j’exerçais en coopérative, comme entreprenur.e salarié.e).

Ne pas savoir où prospecter n’est pas une fatalité !

Pourquoi est-ce que je vous raconte tout ça ?

Ce que j’aimerais vous faire comprendre à travers ce parcours, c’est l’importance :

• De qualifier votre offre
• De qualifier le besoin
• De qualifier vos cibles

Qualifier, c’est-à-dire : caractériser, indiquer ses caractéristiques.

✔ Qualifier votre offre

Vous souhaitez vous lancer comme secrétaire indépendante, OK, mais c’est-à-dire ?

Par exemple, il vous faudra répondre à la question : Pour quoi vos client.es feraient-illes appel à vous ? Quelle est la différence, la plus-value par rapport à une secrétaire salariée ? Et cette plus-value ne peut pas être juste : moins chère et plus flexible !

Voir article

✔ Qualifier le besoin

Quel est le problème de vos client.es que vous pouvez résoudre ?

Par exemple, dans mon cas, le problème était à la fois une question de temps et le fait de ne pas « abimer » leur « image » en réclamant de l’argent à leurs propres client.es.
Pour le résoudre, ma bonne volonté suffisait à le faire à leur place en jouant ce mauvais rôle (et avec plaisir encore !)

Un artisan couvreur pourrait souhaiter développer son activité en se positionnant sur des appels d’offres, mais se sentir complètement désarmé pour le faire.
Dans ce cas-là, 2 possibilités ➔ Soit vous avez une proximité avec cette personne que vous souhaitez aider de votre bonne volonté. Alors, vous allez l’aider à prendre en main ce dossier grâce à votre appétence pour les procédures administratives complexes.
➔ Soit vous avez déjà une expertise dans les appels d’offres, et vous vous positionnerez en tant que telle.

✔ Qualifier vos types de clientèles (personas)

Quelles sont les caractéristiques des gens que vous pouvez aider ?

Les critères doivent être objectifs.

Dans mon cas, je vous l’ai dit : des personnes qui sont en société, travaillant seul.es à domicile, à Paris et 1re couronne, avec une activité qui fonctionne bien depuis déjà quelques années, disposant d’un cabinet-comptable.

Pour Morgane, cela pourrait être les entrepreneuses du web, exerçant en SASU et communiquant via Instagram depuis déjà quelques années, avec + de 10.000 abonnées

➔ Pourquoi en SASU ? Cela montre le développement qu’elles veulent donner à leur activité.
➔ Pourquoi Instagram ? Sans doute parce que Morgane est comme un poisson dans l’eau sur ce réseau
➔ Pourquoi depuis quelques années et 10.000 abonnées ? On peut supposer que leur activité est suffisamment développée pour qu’elles soient arrivées à un seuil et qu’elles commencent à avoir les moyens d’externaliser certaines tâches…

Pour Laure, cela pourrait être les artisan.es du Grand-Figeac, travaillant seul.es, avec un.e associé.e ou un.e apprenti.e…

Vous comprenez bien que leurs besoins ne seront pas forcément les mêmes, et que vous ne pourrez pas leur parler ni les « toucher » de la même façon.

Une fois que vous aurez qualifié l’offre, les besoins et la clientèle, il deviendra beaucoup plus facile de savoir par où commencer votre prospection 🌞

Vous pourrez choisir

• les supports les plus pertinents pour communiquer
• les canaux qui vous permettront de « toucher » vos cibles
• le message le plus percutant au regard de leurs besoins

Cet article est long, mais si vous êtes arrivée jusqu’ici, j’aimerais avoir votre sentiment sur cette question de la prospection.
👉 Dites-nous en commentaire quelles sont vos cibles, les gens avec lesquels vous travaillez et comment vous avez fait, ou comment vous comptez vous y prendre, pour les prospecter 😊

Pour aller plus loin, je vous propose de tester ce petit programme gratuit par mail :
https://croquefeuille.fr/?Secretaire-independante-comment-trouver-des-clients

Voir article

Et si vous souhaitez y travailler avec moi dans le cadre d’un accompagnement, c’est ici :
https://www.celinelieffroy.com/demarche-commerciale

NB : Outre mon cas personnel, les situations et prénoms utilisés dans cet article sont fictifs, bien qu’inspirés par la réalité que j’ai pu observer.