Je ne suis pas une grande fan de la prospection push (= pousser son offre), lui préférant la démarche qui consiste à attirer les bon.nes client.es à nous.

Pourtant, dans certains cas, la prospection téléphonique reste tout à fait pertinente pour une secrétaire indépendante 🙂

Ayant été sollicitée récemment par BPI France pour participer à la rédaction de leur prochain dossier projecteur, on m’a demandé à brule pourpoint mes conseils dans ce domaine.

Depuis le temps que j’accompagne les assistantes freelances, je ne me suis pas démontée, et je vous partage mes quelques préconisations.

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Angélique et Tatiana, nos spécialistes sur le forum, les complèteront.

★ Installée aux Sables-d’Olonne, Tatiana propose de l’accueil téléphonique et de la prise de rendez-vous aux professionnel.les de santé depuis 2013.
Elle a trouvé toutes ses missions par prospection téléphonique, puis par recommandation de ses super client.es !

« Même si je n’ai fait que de la prospection téléphonique, j’étais angoissée avant chaque appel. Ça n’a jamais été facile de passer ces appels de prospection. Je me forçais, car j’avais besoin des clients rapidement. J’avais démissionné de mon poste et 2 jeunes enfants à charge. Ça motive, malgré la peur d’appeler. Ça a payé en permettant à mon entreprise de se développer hyper vite. »

★ Angélique a RIED Secrétariat en 2014.
Alsacienne, elle a prospecté sur son territoire, privilégiant la communication directe, par téléphone ou sur le terrain.

« Ayant pour objectif de travailler principalement sur site, donc à proximité de mon domicile, il me semblait plus “logique” de partir sur la prospection téléphonique pour me faire connaître. »

Si vous souhaitez vous aussi contribuer à cet article, c’est avec beaucoup d’intérêt que je les lirai vos pratiques que vous pouvez partager en commentaire en bas de page.

Mais avant de décliner nos conseils, je vous propose de revenir sur les cas pour lesquels la prospection téléphonique me paraît particulièrement pertinente et appropriée.

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Dans quels cas privilégier la prospection téléphonique

➤ Pour une clientèle locale et ciblée, clairement identifiée

En effet, si vous ciblez « les professionnel.les », cela va être compliqué d’établir votre liste et de rechercher leurs coordonnées pour les appeler.

En revanche, c’est plus simple de lister :

• Les avocat.es exerçant dans la métropole rennaise
• Les entreprises de travaux publics autour de Perpignan
• Les sociétés audiovisuelles de Lyon
• Les jeunes start-up de moins de 3 ans du Toulousain
• Les vignobles familiaux du beaujolais
• Etc.

Il sera aussi plus facile d’argumenter si vous connaissez votre cible.

Par exemple, Tatiana a prospecté les professionnel.les du secteur médical proche de chez elle.

« Lors de mon lancement, j’ai décidé de faire une prospection téléphonique dans le médical autour de mon domicile afin de demander un rendez-vous pour présenter mes services. Pour limiter les frais lors des rencontres, j’ai prospecté le plus près de chez moi avant d’augmenter le rayon. J’ai ainsi réussi à trouver mes 6 premiers clients à moins de 10 km de chez moi. »

Elle a depuis déménagé, mais ses prestations étant à distance, ces missions ont perduré.

Je le précise, parce que trop souvent les postulantes au secrétariat à distance opposent le fait de travailler à domicile et le fait de prospecter localement.

➤ Pour une clientèle locale « non éduquée »

C’est-à-dire une clientèle qui a priori ne connaît pas le concept du secrétariat indépendant et ne penserait pas toute seule à faire appel aux services d’une secrétaire indépendante.

Tatiana indique :

«  La plupart ne connaissait pas le principe d’accueil téléphonique par une secrétaire indépendante. Ils ne pensaient qu’aux centres d’appels, ce qu’ils ne voulaient pas. Ils ont aussi été très rassurés de me rencontrer en personne. »

Angélique confirme que « les artisans et gérants d’entreprise sont souvent moins à l’aise avec les méthodes modernes, telles que réseaux sociaux ou mails  ».
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➤ Pour les prescripteurs et les relais locaux :

Je pense notamment aux cabinets d’expertise comptable, compagnie d’assurance, réseaux d’accompagnement à la création d’entreprise, élu.es…

Toutes ces personnes qui côtoient tous les jours (ou presque) vos client.es potentiel.les et les connaissent très bien. Vos client.es leur font confiance. Leurs avis comptent.

Dans ce cas-là, il s’agira moins de chercher à leur vendre vos services que de leur faire comprendre ce que vous pouvez apporter à leurs réseaux, client.es, administrées…

Sur le forum, Angélique nous racontait sa première campagne de prospection téléphonique auprès des cabinets d’expertise comptable de sa région.
Suivant les conseils du Pack (dixit), elle s’était fixé un objectif de 10 appels.

« Objectif atteint ! J’ai principalement eu en ligne les secrétaires ou assistantes des cabinets (8 cas sur 10), mais à chaque fois j’ai eu un très bon accueil ! Je n’ai pas réussi à prendre de rendez-vous, mais toutes (et tous) m’ont demandé de leur envoyer un mail avec mes coordonnées. Pour moi, c’est déjà un point très positif L’essentiel étant de se faire connaître, n’est-ce pas ? »

Elle revenait vers nous quelques jours plus tard :

« J’ai reçu ce matin le coup de fil d’une entreprise qui a eu mes coordonnées par son cabinet d’expertise comptable, cabinet que j’avais appelé la semaine dernière pour proposer mes services !
L’entreprise a besoin de mes services pour du classement et faire de la veille et de la gestion des d’appels d’offres… En plus, elle est à 2 km de chez moi ! »

Puis 18 mois plus tard…

« Je remonte ce post suite à un coup de fil reçu ce jour, un chef d’entreprise qui cherche une personne dès ce printemps pour une journée par semaine.
Celui-ci a eu mes coordonnées grâce à son cabinet comptable. L’un de ceux que j’avais prospectés il y a 1 an et demi !!! »

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➤ Pour rencontrer les personnes qu’on vous a recommandé de contacter.

« Ah, tu te lances finalement ?! Contacte Michel de ma part, il dirige une entreprise de menuiserie, et ne s’en sort pas avec ses devis. Je pense que tu pourrais l’aider. »

Angélique confirme qu’en cas de recommandation, « il faut préférer la prospection téléphonique  ».

Elle conseille de « montrer à son interlocuteur qu’on s’intéresse vraiment à lui, qu’on est à l’écoute de sa ou de ses problématiques, qu’on lui accorde de l’importance ! Le prospect se sentira “pris au sérieux”. »

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Conseils pour prospecter par téléphone

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1. Avoir un objectif clair : obtenir un rendez-vous.

Il serait contreproductif de dérouler votre argumentaire de vente au téléphone à une personne qui ne vous a rien demandé et que vous êtes en train de déranger (certainement. À moins que celle-ci ait été en train de buller devant Facebook).

Vous n’appelez pas pour vendre, mais :

1° pour vous présenter et dire que vous existez
2° mesurer l’intérêt de la personne pour vos services
3° obtenir un rendez-vous pour en parler

Expliquez qui vous êtes, où vous êtes, quel est le but de votre appel.
Les seuls arguments à travailler sont : quel serait son intérêt de vous rencontrer ?

Cette stratégie est illustrée par le cas de Tatiana :

« C’était totalement mon objectif : obtenir un rendez-vous physique chez le client, car je me sentais incapable de dérouler un argumentaire de vente au téléphone. Cependant, je tenais à faire de la prospection téléphonique, car c’est celle qui me paraissait avoir les résultats les plus rapides, mais je n’ai rien cherché à vendre lors de mes appels. »

Pour Angélique également,

« le but de la prospection téléphonique est de se présenter soi et son activité de manière succincte, tout en donnant envie à l’interlocuteur de nous rencontrer. C’est pendant le rendez-vous que vous pourrez entrer dans les détails et proposer une offre adéquate en fonction de ses besoins. »

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2. Mettre en avant la proximité géographique.

Il est plus facile d’accrocher un.e potentiel.le client.e par téléphone quand on est voisin.es.

Cela a toujours été plus ou moins le cas, mais la crise sanitaire a encore renforcé cette tendance à la préférence territoriale.

En général, les gens ont à cœur de participer au dynamisme local et préféreront faire travailler des gens du coin.

En plus, c’est rassurant de pouvoir potentiellement rencontrer la personne.

Dans mon cas, lorsque je travaillais comme assistante freelance pour des consultant.es, toustes mes client.es exerçaient sur Paris et sa petite couronne. Cela ne m’empêchait pas de travailler exclusivement à distance, mais nous nous étions rencontré.es avant de contractualiser. Il nous arrivait aussi de faire un point sur notre collaboration autour d’un repas ou d’un verre.
C’est rassurant pour les client.es de savoir que nous ne sommes pas loin.

Tatiana est « complètement d’accord » 😁

« Je faisais bien attention de donner ma ville d’habitation dès mon appel téléphonique pour montrer que j’étais vraiment à proximité. Je pense que ça m’a aidé à décrocher des rendez-vous. »

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3. Cherchez un lien de connexion

Une expertise métier, vos enfants sont à la même école, vous connaissez Samia qui travaille à la compta, vous avez fait la même formation, vous habitez la même rue, vous vous êtes croisé.es mardi dernier au salon habitat…

Peu importe le lien de connexion, mais la personne que vous appelez doit bien comprendre que vous ne l’avez pas choisie par hasard !

Après 12 ans passés à l’étranger, Tatiana n’avait plus aucun réseau local quand elle s’est lancée comme secrétaire indépendante dans la permanence téléphonique médicale.

« Je me suis donc renseignée auprès de mon médecin traitant pour qu’il me donne le nom de professionnels médicaux qui n’avaient pas de secrétaires dans le secteur. C’est eux que j’ai appelés en priorité.  »

Concrètement, ces liens de connexion peuvent être :

• Géographiques : vous êtes voisin.es
• La spécialité métier : le médical, le juridique, le BTP, la formation, l’audiovisuel…
• Les réseaux familiaux, professionnels, associatifs…
• Les réseaux sociaux : vous êtes en contact via tel centre d’intérêt sur Facebook
• Une origine culturelle ou géographique
• Liste évidemment non limitative !

Si vous avez des exemples, je suis intéressée !

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4. Faites les recherches nécessaires au préalable

L’objectif est de :

1° savoir à vous avez affaire : il y a sans doute des choses que vous pourriez apprendre « par la bande », des personnes de votre entourage, un prescripteur, ou via un moteur de recherche comme Google

2° montrer à la personne que vous vous êtes intéressée à elle tout en respectant son temps en évitant de la faire revenir sur des choses que vous savez déjà.

Par exemple :

« J’ai lu dans la Gazette du Terroir que votre entreprise avait des difficultés à embaucher du personnel qualifié… Je suis Céline, spécialisée en assistance au recrutement, et je me suis lancée comme freelance, il y a quelques mois, sur la commune de Marcillé… »

« J’ai appris par M.L. que vous aviez manqué le dernier appel d’offres pour la réfection du toit de notre gymnase… Je suis Céline, secrétaire indépendante spécialisée en appels d’offres. Je viens de me lancer. Je me suis dit que nous pourrions nous rencontrer pour voir si je peux vous aider pour vos appels d’offres. Qu’en pensez-vous ? »

Angélique conseille de « valoriser son interlocuteur, de lui donner de l’importance et d’adapter le pitch en fonction de lui et de son activité. »

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5. Soyez concise et respectueuse de son temps.

Bien sûr que vous dérangez la personne, inutile de le lui demander, mais ne la dérangez pas pour rien !

Préparez votre discours, respirez, prenez votre temps pour parler. Souriez !
Assurez-vous que vous parlez à la bonne personne avant même de vous présenter.

« Je savais que j’allais déranger les professionnels donc je voulais être concise et efficace lors de mon appel. J’avais beaucoup réfléchi à mon speech ; je voulais absolument les convaincre de me fixer un rendez-vous à leur cabinet. Je me savais hyper stressée et je ne voulais pas balbutier, aussi je me suis entrainée avant chaque appel. » (Tatiana)

Angélique « travaille avec un “argumentaire” de base qu’(elle) adapte en fonction de la personne. »

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6. Prévenez la personne que vous allez lui envoyer un mail (ou un SMS à sa convenance)

Cela peut être un petit plus.

À la fin de votre appel, pour récapituler vos échanges et/ou confirmer votre rendez-vous, mais aussi lui transmettre vos coordonnées, au cas où.

Cela ne coûte pas grand-chose, et c’est une démarche plaisante.

J’ajouterai pour finir que la prospection téléphonique n’est JAMAIS un exercice facile, pour personne.

Elle peut être néanmoins choisie avec avantage par les personnes qui :

• Préfèrent la communication directe à la communication écrite
• Ont (encore) trop peu de réseaux pour alimenter le bouche-à-oreille
• Sont pressées de développer leur activité, comme Tatiana

Dans tous les cas, elle demandera de l’organisation et de la détermination.

Angélique ajoute :

« La prospection téléphonique est un véritable défi et peut très vite devenir décourageante. Il faut se planifier des plages de travail et s’y tenir.
Fixez-vous des objectifs et évitez les journées complètes, car cela va vous décourager.  »

Félicitez-vous !

« Soyez fière de vous lorsque vous avez obtenu un rendez-vous !!
Sur 10 appels, si vous avez réussi à avoir 1 ou 2 rendez-vous, c’est déjà très bien.
Il faut parfois 1 ou 2 heures, voire plus pour y arriver…  »

👉 Et vous quelles sont vos expériences en prospection téléphonique ?
Vous a-t-elle permis de développer votre activité comme assistante indépendante ?

Ce serait chouette de nous partager vos résultats et anecdotes dans les commentaires ci-dessous 😊

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