Présentation

Je suis Caroline LOMBARD, assistante indépendante pour professionnels et particuliers, et j’ai créé mon entreprise d’externalisation de gestion administrative, Secrétario, en mars 2012.

À l’occasion de la première année écoulée, Céline m’a proposé de faire un bilan de mon activité, ce que j’ai accepté avec grand plaisir. En effet, je pense que celui-ci permettra de faire connaître l’activité d’assistante indépendante, mais permettra aussi à la « future génération » de se poser les bonnes questions avant d’entamer cette aventure.

Le préambule

Devenir entrepreneur fut une source de grande réflexion pour moi. Étant salariée à l’époque, je me suis rendu compte qu’un certain épanouissement manquait à l’appel. En effet, travaillant pour une grande collectivité j’ai eu l’impression, au bout d’une dizaine d’années, de me perdre professionnellement : remise en question quasi inexistante, travail prémâché et à « la chaîne » furent des éléments néfastes évidents. J’ai eu l’occasion d’explorer quelques différents postes de travail, m’apportant ainsi une certaine polyvalence et richesse, mais il me manquait clairement le côté « humain » de mon idéal d’assistante.

Après plusieurs mois de réflexion sur ce vers quoi je tendais, j’ai démarré mes recherches sur l’activité d’assistante indépendante. Celles-ci m’ont très vite démontré « sur le papier », que le profil me collait à la peau : professionnelle, assidue, organisée et proximité envers ses clients. Évidemment, la fonction d’assistante n’était pas le seul atout, il fallait aussi pouvoir enfiler la casquette de chef d’entreprise : un défi à relever chaque jour, en se positionnant et en prenant des décisions !

C’est ainsi que naquit Secrétario et que débuta l’aventure de l’entreprenariat.

Mes débuts

Lorsque l’on devient chef d’entreprise, la première pensée est souvent : « vivement le premier client ! » Or, ce n’est à mon sens pas la première chose à méditer lors de la création de l’entreprise. En effet, avant de penser « clients et chiffre d’affaires », il est impératif de mettre en place les outils nécessaires à notre entreprise : communication (logo, site internet, support commercial, plan de communication…), prestations : que suis-je en capacité de proposer ? marketing (étude de marché, cible des prospects, concurrence…).

- Mais alors, il ne suffit pas d’avoir un ordinateur et une imprimante pour devenir télésecrétaire ? - Je réponds évidemment NON ! Du moins, si vous souhaitez perdurer dans l’entreprenariat ne pensez pas ainsi ou sinon vous foncerez tout droit dans le mur.

Une fois les outils en place, je me suis vite rendu compte qu’une petite communauté de TLS, comprenez télésecrétaires, était présente sur la toile. J’ai eu la chance de pouvoir intégrer un réseau et me lier d’amitié professionnelle avec certaines. En effet, travailler de chez soi signifie ne plus avoir de collègues, cependant j’étais loin de m’imaginer que mes consœurs pouvaient devenir source d’appui, conseil et soutien. J’ai pu entrer dans une phase d’observation qui a complété la vision du métier que je souhaitais exercer et de l’esprit d’entreprise que je voulais donner à Secrétario.

Grâce à la définition de mon entreprise et la mise en place de mes outils j’ai pu dès le mois suivant décroché mon premier client. Évidemment le premier devis, le premier client et la première facture seront des événements à jamais gravés dans ma mémoire d’entrepreneur. Cependant il était important de mettre en place une prospection ciblée : ainsi 3 mois après la création de mon entreprise je comptais déjà 3 clients réguliers ! Depuis s’en sont ajoutés encore quelques-uns, dans des domaines très différents mais ô combien enrichissants : de prime abord, c’est bien cela que je recherchais.

Premier bilan

La première année est passée à vive allure entre rencontres, nouvelles missions, décisions à prendre et mise en place de partenariat : je me rends compte que chaque jour est synonyme de challenge et d’épanouissement.

Au commencement, on essaye de se fixer des objectifs réalistes et d’autres moins, histoire de chercher « la carotte » le plus loin possible, mais nous avons tous et toutes des limites qu’elles soient personnelles, professionnelles ou conjoncturelles, c’est pourquoi aucune entreprise ne ressemble à une autre. Ainsi, à la première bougie de Secrétario, je peux affirmer que les résultats sont nettement supérieurs à mes espérances de départ : check  !

Depuis un an, j’ai aussi remarqué le fleurissement de nouvelles consœurs. Cela ne signifie pas pour moi une « concurrence rude » mais bel et bien que le métier se fait connaître et qu’il y a visiblement de la place pour les projets aboutis, avec les compétences et les spécificités. Je vois cela comme un bel encouragement.

Un autre bel exemple, est celui de la création des espaces de co-working ou télé-centres au sein des différentes régions. En Alsace, où je suis située, le télétravail n’est pas très répandu et il faut bien l’avouer les mentalités sont encore un peu réfractaires. Cependant, des nouvelles initiatives se mettent en place et je pense que c’est annonciateur d’une belle évolution.

Première constatation (un peu amère)

Durant cette première année d’exercice, j’ai aussi pu faire une première constatation, un peu amère, mais qui fait partie du « jeu » de l’entreprenariat.

D’une part, j’évoquais tout à l’heure la « concurrence ». Elle fait évidemment partie intégrante de chaque corps de métier, cependant, j’ai tout de même observé que certains rouages desservent ma profession.

« La grande braderie », voilà comment je nomme le phénomène dont je vais vous parler. Comme cité plus haut, certains pensent qu’avoir du matériel informatique et savoir taper sur un clavier fait de vous une assistante. D’autres, certainement par manque de clients ou pour compléter un revenu, appliquent des tarifs plus qu’irréalistes en termes de fonctionnement. Or, un tarif se définit en fonction de ses compétences, son expérience, sa plus-value, ainsi pourquoi le brader ? L’activité d’assistante indépendante n’est, à mon goût, pas assez encadrée. Pour se développer et perdurer il faut penser chiffre d’affaires et non salaire, clients, charges et non petites dépenses. Pour moi, chaque consœur devrait penser à notre métier dans l’ensemble pour le crédibiliser au sein des prospects, petites ou grandes structures, et ainsi pouvoir bénéficier de confiance. Or, je remarque encore trop souvent, des individualités qui justement ne favorisent pas notre image.

D’autre part, il ne faut pas éluder la présence de la crise au sein de notre société. Après discussions avec plusieurs consœurs, il s’avère que les prospects n’hésitent plus un seul instant à demander voire imposer, des tarifs bien en deçà du bon sens (comprenez tarif-charges). Auraient-ils le même comportement en se rendant chez leur boulanger ou au supermarché ? J’explique ce comportement du fait de la crise, mais aussi d’un manque de crédibilité ou non-connaissance de notre métier. Il est fort possible que l’image de l’assistante doit encore être celle de la personne assise dans le bureau d’en face, et non comme une indépendante gérant plusieurs clients, et devant mener à bien une entreprise, elle aussi.

Mes perspectives

Lorsque l’on créé son entreprise, elle est propre à chacun, c’est-à-dire que nous avons tous notre idéal, notre façon de voir les choses et nos perspectives. Pour ma part, j’ai comme philosophie qu’ : « une assistante idéale est votre troisième bras » et dans cette perspective j’applique celle-ci pour chacun de mes clients. C’est une chose très appréciée et rapportée par mes collaborateurs, ce qui implique aussi une grande disponibilité et écoute.

L’évolution de Secrétario se fait désormais sentir chaque jour. Mon but est de développer mon entreprise certes, mais aussi de proposer de nouvelles prestations : pour ce faire je compte suivre des formations adéquates et m’entourer de professionnels qualifiés.

La première bougie est une fierté, mais ce n’est qu’un début. Il faut savoir se démarquer, se remettre en question et persévérer pour espérer la longévité d’une entreprise. Le « nom » ou la « marque » d’une activité ne fait pas tout : il faut que le prospect/client puisse avoir confiance.

Pour conclure, je garde à l’esprit que pour avancer il faut sans cesse être force de proposition, ne pas avoir peur de l’échec et surtout gardez en tête que nous exerçons un beau métier !

Pour me contacter :

|Caroline LOMBARD
|Assistante indépendante particuliers & professionnels
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