Titulaire d’un BTS secrétariat trilingue (allemand-anglais), Josiane KLEIN travaille à son compte depuis 2005. Actuellement, son activité principale est tournée vers la traduction, essentiellement de textes commerciaux et juridiques pour des professions libérales et des petites entreprises, mais propose aussi des prestations de secrétariat bilingue allemand.
Fascinée par les NTIC et passionnée par la recherche d’informations, Josiane cherche à développer la petite activité de veille en allemand qu’elle réalise actuellement pour l’un de ses clients.

Voici la liste de ses outils préférés :

Evernote pour se souvenir de tout

C’est un outil de prise de notes très pratique. Il permet de capturer des sites Internet complets ou seulement des extraits, des photos, des notes audio…

Je m’en sers pour gérer ma liste de tâches, faire des listes de projets (professionnels et privés), enregistrer des documents de référence, ou tout simplement les horaires de consultation de mon médecin.

La fonction de recherche d’Evernote est très performante, je peux consulter mes notes de partout, et on peut même les partager avec d’autres personnes (fonction limitée dans la version gratuite).

La communauté est très puissante, les utilisations très variées et on trouve de nombreuses astuces sur différents blogs.

Synchronisation entre tous les outils (ordinateur portable, smartphone, tablette)
Gratuit (version payante avec quelques fonctionnalités supplémentaires)
Existe en français, compatible Windows et Mac, Android, BlackBerry, iPhone, …

Pour en savoir plus sur Evernote :
http://evernote.com/intl/fr/

Diigo pour stocker et partager ses favoris en ligne

J’ai commencé à l’utiliser quand j’ai eu un problème sur un navigateur et que je n’ai pas pu consulter les favoris dont j’avais besoin pour mon travail. Au lieu d’enregistrer mes sites favoris dans mon navigateur (Internet Explorer, Firefox, Chrome), je le fais maintenant dans Diigo et j’y accède depuis n’importe quel ordinateur (très pratique quand on travaille chez un client et en cas de plantage de disque dur).

On peut indexer les sites avec des mots-clés personnels, ajouter des notes ou surligner des passages (à partir d’une icône à installer dans la barre du navigateur). Les favoris peuvent être privés ou partagés et on peut donc accéder aux favoris de collègues qui ont peut-être déjà trouvé ce que vous cherchez.

Une fonctionnalité d’affichage avancé permet de visualiser tous les sites indexés avec un mot-clé, avec les annotations personnelles et même de créer automatiquement un rapport. Utile si vous faites des recherches d’informations pour un client, plus besoin de copier/coller.

Pour démarrer, support du stage de l’URFIST de Rennes :
http://fr.slideshare.net/UrfistRennes/grer-ses-signets-en-ligne-avec-diigo

Interface seulement en anglais, gratuit :
https://www.diigo.com/

PhraseExpress pour automatiser ses tâches

C’est un utilitaire d’automatisation, pour des phrases/textes entiers saisis fréquemment, mais aussi pour des tâches (macros).

J’ai par exemple créé un raccourci clavier qui ouvre automatiquement tous les logiciels que j’utilise tous les jours. J’ai enregistré mes textes de prospection, messages pour les réseaux sociaux, mais je m’en sers aussi pour saisir rapidement des caractères spéciaux (majuscules accentuées dont j’ai beaucoup besoin en dehors de Word), mes numéros TVA, SIRET, URSSAF et tout simplement mon nom (je tape mes initiales et le nom entier apparaît). Tous ces raccourcis fonctionnent dans n’importe quelle application Windows (et pas seulement dans Word comme les insertions automatiques).

Gratuit pour une utilisation personnelle (version payante à 49,95 € TTC), interface en anglais
http://phraseexpress.softonic.fr/

Quelques autres outils que j’utilise :

Carbonite : outil de sauvegarde en ligne
Compatible PC et Mac, payant (46 euros pour stockage illimité)
http://www.carbonite.re/

Wuala : autre outil de sauvegarde en ligne
5 Go gratuits
Les données sont cryptées sur votre ordinateur avant le transfert et les serveurs se trouvent en Europe.
http://www.wuala.com/fr/

Pocket : pour conserver des articles Internet et les lire plus tard, même hors ligne.
Synchronisation entre différents appareils.
Possibilité de mettre des étiquettes, créer des favoris, partager sur les réseaux sociaux.
Gratuit, compatible smartphones, interface en anglais
http://getpocket.com/

WasteNoTime : extension de navigateur permettant de bloquer l’accès à certains sites à des heures données (efficace pour ne pas se perdre sur les réseaux sociaux…)

Et vous, quels sont les outils que vous utilisez ?

Josiane KLEIN
http://www.josianeklein.fr