Alors que je recherchais des témoignages sur des associations réussies entre auto-entreprises, Caroline LOMBARD de SECRETARIO et Jessica MICHOT de TOUL SERVICE m’ont offert ces regards croisés sur leur expérience partagée de sous-traitance.

Jessica est basée en Meurthe-et-Moselle. Elle a créé TOUL SERVICE en décembre 2010 et propose des prestations de télésecrétariat médical et d’assistance administrative et commerciale, ainsi que de la retranscription audio.

Caroline est basée dans le département du Bas-Rhin. Elle a créé SECRETARIO en mars 2012 et propose notamment des prestations d’assistance administrative et commerciale sur site ou à distance. Elle réalise également des missions de retranscription audio.

Elles ont donc accepté de répondre à mes questions sur cette expérience de sous-traitance dans le cadre d’un partenariat entre deux auto-entrepreneurs.

Expérience de partenariat entre deux auto-entrepreneurs

Vous avez donc commencé à travailler dans le cadre d’une sous-traitance, dont Jessica était le donneur d’ordres ?

Caroline : Tout à fait. En 2012, Jessica avait déposé une annonce pour rechercher une collaboratrice en sous-traitance. J’ai donc envoyé ma candidature, puis s’en est suivi un test puis un entretien. Apparemment, nous étions nombreuses à « postuler » et je fus ravie d’avoir été retenue. Nous avons dans la foulée, établi un contrat de partenariat et démarré notre collaboration rapidement.

Est-ce que vous pourriez me préciser grosso modo les termes de contrat, et surtout ce qu’il ne faudrait pas oublier quand on doit en signer un ?

Jessica : C’est un contrat de partenariat avec des clauses d’engagements, qui comporte donc bien sûr l’objet du contrat, le type de partenariat en précisant bien que nous ne sommes liées par aucun engagement de non-concurrence ni d’exclusivité. Il comporte aussi la procédure de transmission des dossiers, le délai de règlement de la facture à Caroline ainsi que le montant de la commission destinée au donneur d’ordres. Il existe aussi une clause précisant les modalités de communication avec le client si besoin est, une clause pour les éventuels problèmes rencontrés pendant l’exécution de la prestation (que ce soit avec le fichier ou une impossibilité de réaliser le dossier) ainsi qu’une clause classique de durée et renouvellement du contrat.

Caroline : Jessica a tout résumé, je rajouterai juste qu’il comporte aussi une clause de confidentialité, indispensable à l’exercice de nos fonctions.

Le contrat vous semble-t-il d’ailleurs indispensable dans ce type de collaboration ?

Jessica : Je pense que le contrat permet “d’officialiser” la collaboration. Pour ma part, il était indispensable au démarrage pour établir une base dans nos relations professionnelles et le déroulement de notre collaboration.

Caroline : Il est évidemment indispensable. Pour asseoir nos relations professionnelles, comme l’a dit Jessica, mais aussi en tant que chef d’entreprise, pour garantir le bon déroulement des prestations qui nous sont confiées par nos clients, et donc parfois sous-traitées.

Qu’en est-il au niveau des tarifs ?

Jessica : Au niveau tarifaire, je propose donc à Caroline le dossier avec le tarif que je prévois de facturer au client, qu’elle me facture donc en fin de prestation déduit d’une commission fixe.

On dit souvent qu’il n’est pas très intéressant de sous-traiter en AE, car les prix seraient trop bas pour la sous-traitante. Qu’en pensez-vous ?

Jessica : Je pense effectivement que certaines sous-traitances ne sont pas “intéressantes”. Pour ma part, j’essaie que tout le monde soit “gagnant”, ou en tout cas ne travaille pas à un tarif trop bas. Pour ma part, quand j’ai éventuellement un accord à “bas prix” avec un client, j’essaie de ne pas sous-traiter ce genre de dossiers à Caroline pour ne pas la pénaliser une fois la commission déduite et rien n’est obligatoire, nous n’avons pas d’engagement à prendre tous les dossiers, elle peut être libre d’accepter ou non en fonction du tarif ou pour toute autre raison d’ailleurs. Par contre, il est vrai que le demandeur paye ses charges sur la facture globale et non seulement sur la commission donc j’imagine très bien que ça puisse être très bas dans certains cas. Je ne pense pas que ce soit le cas de notre collaboration (à voir ce qu’en pense Caroline !)

Caroline : elle en pense la même chose :o) En AE, il est vrai que nous ne pouvons pas déduire des frais de sous-traitance de nos charges. Cependant, faire appel à une consœur, reste un très bon moyen de pouvoir accepter bon nombre de missions. On a tout à coup 4 bras, et c’est fort appréciable, surtout quand la collaboration se passe très bien !

Depuis 2013, la collaboration est passée en mode « vice-versa ». Caroline, depuis que tu sous-traites également à Jessica, quels sont les termes qui ont changé dans votre contrat ? Et qu’en est-il des tarifs ?

Caroline : En effet, par surcroît de travail et par anticipation durant mes absences, j’ai proposé à Jessica d’étendre notre collaboration en lui sous-traitant également des dossiers. Après accord, nous avons rédigé un nouveau contrat, cette fois-ci avec Secrétario en donneur d’ordres, et avons conservé nos clauses ainsi que notre mode de fonctionnement. Concernant les tarifs, notre façon de travailler reste identique.

Comment définiriez-vous votre relation aujourd’hui ? (Partenariat, sous-traitance, collaboration...)

Jessica : Professionnellement, c’est une parfaite réussite, je fais entièrement confiance à Caroline et comme je te l’ai dit, je ne regrette à aucun moment d’avoir accepté de faire une croix sur la proximité géographique pour la collaboration que je recherchais. Caroline et moi avons une vision proche de notre activité professionnelle, ce qui nous permet de nous comprendre facilement quant aux tâches à effectuer et aux adaptations à avoir face aux demandes des clients. Humainement, cela m’a permis aussi de m’ouvrir sur le monde du télésecrétariat que je vois maintenant différemment puisque je n’avais, jusqu’au début de notre collaboration, que peu de relations avec des consœurs et je n’avais jamais pu discuter objectivement de l’activité, même si je suis présente aujourd’hui sur certains réseaux sociaux et autres qui me permettent d’avoir des relations professionnelles, ma collaboration avec Caroline est toutefois privilégiée. Je ne considère plus seulement notre collaboration comme une relation “client-prestataire”, je dirais que nous sommes plutôt une équipe, un peu en quelque sorte comme si nous travaillions dans le même bureau... Bien entendu, je ne pense pas que cette collaboration aurait pu être la même avec n’importe qui, je pense que c’est la personnalité même de Caroline et nos motivations semblables qui aident surement cette relation privilégiée.

Caroline : Je corrobore les propos de Jessica, d’ailleurs pour moi, c’est un vrai binôme. La distance géographique (150 km) aurait pu être un frein, mais nous avons su dès le départ, créer cette relation. Encore une fois, je pense que notre rencontre est une chance, car ce n’est pas évident de trouver une personne de confiance, qui a les mêmes visions que nous et qui est très disponible. En peu de temps, nous avons de suite compris qu’on pourrait s’appuyer l’une sur l’autre, pour preuve, durant mes congés, c’est Jessica qui prend le relais sur certains dossiers.

Comment se passe pratiquement, votre collaboration ?

Jessica : Comme je te l’ai dit, Caroline me renvoie donc le dossier transcrit accompagné de la facture correspondante. Je relis bien sûr les documents (non pas que je n’ai pas confiance en Caro mais je pense que mon perfectionnisme m’oblige toutefois à vérifier à minima), je modifie les points éventuellement nécessaires et je transmets donc à mon client dans la foulée. Mais il est vrai qu’avec Caroline, la durée de relecture et de vérification est assez facilitée puisqu’elle est très professionnelle et très compétente.

Caroline : Je propose le dossier à sous-traiter à Jessica, avec tarif + délai, et si elle l’accepte, je lui envoie les documents nécessaires. Dès la prestation terminée, celle-ci me renvoi le dossier et sa facture. L’objectif de la sous-traitance est de gagner du temps, toutefois tout comme elle, je relis sa prestation, mais de manière diagonale, car ayant des similitudes de travail et vu son professionnalisme, je n’ai pas besoin de m’attarder.

Pour vous, quels sont les avantages de ce type de collaboration quand on est AE ?

Jessica : Pour moi, cela a été surtout de pouvoir répondre à toutes les demandes de mes clients et ne pas donner de délais trop longs de livraison. De plus, je sais que je peux compter sur elle en cas d’absence et ainsi, quand le besoin se fait sentir, pouvoir faire face en période où la demande est plus importante.

Caroline : Comme Jessica, pouvoir répondre aux demandes des clients, même urgentes, et pouvoir assurer une continuité durant mes absences.

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui souhaite sous-traiter en AE ?

Jessica : Pour ma part, je pense qu’il est important de bien préciser les conditions et les modalités au départ pour qu’il n’y ait pas de quiproquos, ainsi la situation de travail est déjà claire ce qui est déjà très important. Ensuite, pour ma part, je ne pense pas que j’aurais pu travailler aussi bien avec une personne en qui je n’avais pas confiance et il est vrai que j’ai la chance que ce ne soit pas le cas avec Caroline et je pense que je “perds” beaucoup moins de temps à relire détail par détail les dossiers qu’elle traite, je pense donc que la confiance est aussi indispensable dans ce genre de collaboration. Par ailleurs, je crois qu’il vaut mieux que le sous-traitant et le donneur d’ordres soient bien en phase sur les méthodes de travail.

Caroline : Je conseille fortement la sous-traitance, même lorsqu’on est AE, mais dans les règles de l’art. C’est-à-dire s’assurer par tous les moyens (test, entretien…) des compétences et motivations du futur sous-traitant. Je pense que c’est un feeling dès le départ, si les compétences sont à la hauteur des exigences, et que la relation humaine est présente (la cerise sur le gâteau) alors la collaboration peut devenir très enrichissante.