Secrétaire indépendante : qu’est-ce qui est le plus difficile ?
Publié le lundi 18 février 2019 par Celine Lieffroy | 1 commentaires
Classé dans : Risques - Trouver des clients - Motivation - Enquête -

Dans le cadre du questionnaire réalisé pour la nouvelle enquête sur le métier de secrétaire indépendante, j’avais posé la question :

Qu’est-ce que vous trouvez le plus difficile dans votre métier exercé en freelance ?

Je vous propose une synthèse un peu plus exhaustive que ce j’ai pu résumer dans la présentation des résultats de l’enquête autour des 5 points principaux qui sont ressortis des 405 réponses au questionnaire administré fin 2018 :

  • Trouver des clients, se faire connaître, convaincre (158 occurrences)
  • S’organiser, la gestion du temps et des missions (64 occurrences)
  • La question des risques, de l’incertitude et la peur du lendemain… (58 occurrences)
  • Solitude, isolement, manque de vie sociale (43 occurrences)
  • Charge mentale, discipline, motivation, limites personnelles (30 occurrences)

Trouver des clients, se faire connaître, convaincre (158 occurrences)

Sans surprise, c’est ce qui est mis en avant dans de nombreuses réponses :

Trouver des clients (x54), si possible « réguliers (x10), « honnêtes », « qui acceptent le tarif » et « les fidéliser » (x2), les « démarcher » (x2), « prospecter », notamment « trouver les premiers contrats/clients/missions » (x5)…

La « recherche de clients » (x8), le « démarchage » (x6), la « partie commerciale », et surtout la « prospection » (x41) y compris téléphonique restent difficiles.

Comme le fait de devoir « se vendre » (x3), « se faire connaître » (x3), « oser parler de soi », « prouver ses compétences », « devoir justifier son tarif horaire », « affronter la concurrence »…

Il faut aussi « convaincre les clients des énormes bienfaits que quelques heures par mois leur apporteraient », « faire comprendre aux dirigeants qu’ils doivent apprendre à déléguer »

« Il faut sans cesse réaliser de la prospection pour pérenniser son activité et atteindre son chiffre d’affaires », « être sans cesse à la recherche de nouveaux clients »…

« Il ne faut rien lâcher » ; « ne pas baisser les bras » ; « la recherche de clients est trop instable »

« Si je sais que j’ai en face de moi quelqu’un qui est susceptible d’être intéressé, pas de problème, mais prendre les devants, je ne sais pas faire… »

L’organisation, la gestion du temps et des missions (64 occurrences)

C’est le second point mis en avant, avec force détails, mais assez loin derrière la question de trouver des clients…

La difficulté de gérer les flux (« tout le temps » et « tout le monde ») :

Le fait de « courir partout tout le temps », « être disponible tout le temps », « arriver à traiter tous mes travaux en même temps »

« Être multitâches, être partout à la fois, savoir gérer ses clients tous à la fois, sans faire d’erreurs, et être réactive à chaque demande du client »

« Attendre que les clients me transmettent les informations ou documents utiles pour travailler. Il arrive aussi que certains se manifestent tous en même temps, ce qui peut induire une charge de travail mal répartie d’une semaine à l’autre. »

Le fait de « ne pas avoir de congés », de ne pas « prendre des vacances/congés » (x3)

Le fait de ne pas avoir de cadre. « Je n’ai pas d’horaires prévus, et j’ai l’impression de travailler tout le temps. »

Le fait de vouloir « Contenter/satisfaire tout le monde » (x4), de « répondre à toutes les demandes dans les temps », d’assurer « l’organisation entre les différents clients »

La difficulté à « gérer son temps » (x4) et son planning face à une charge inégale et irrégulière de travail…

« L’activité (est) fluctuante », « Le temps de travail morcelé ». « Les priorités (peuvent être) concurrentes entre les différents clients »

Il faut « gérer les hauts et les bas », « les montagnes russes », « anticiper les missions ponctuelles (ce qui est impossible) », « gérer les urgences » (x2), « avec un planning déjà bien chargé », « trouver des créneaux pour les nouveaux clients » (x2)

« J’ai l’impression de tout faire à moitié. » / « Parfois, ça se bouscule au portillon. Chaque client a ses exigences, disponibilités et imprévus ! L’agenda est parfois difficile à tenir… »

Il est difficile d’évaluer le « volume de travail mensuel », et donc d’assurer une bonne « organisation des projets  », d’autant que « la multiplication des outils de suivis imposés par les clients fait perdre du temps. »

« Le fait ne pas pouvoir gérer mes horaires comme je veux, la permanence téléphonique est contraignante au niveau des horaires. »

Certaines souffrent de manque de temps (x5). Il est difficile d’« avoir le temps de prospecter » ou de « trouver du temps pour faire son propre administratif et sa comptabilité »

Aussi faut-il (faudrait-il) savoir « dire non » (x3), « se mettre/s’imposer des limites (x2), « savoir s’arrêter de travailler », « ne pas accepter le travail mal payé », « refuser des missions »…

« Faire comprendre aux clients que je ne suis pas à leur disposition H24. Les prospects ne comprennent pas toujours que je ne peux pas répondre à leurs attentes lorsque je suis en prestation. »

D’une manière générale, mieux vaut être « bien organisée » (x3), « arriver à se consacrer à un seul dossier quand on est à son bureau et ne pas se disperser », « s’organiser entre travail facturé et non facturé »…

« Respecter mon planning. J’ai tendance à répondre aux mails d’un client et de traiter un dossier tout de suite alors que sur mon planning c’est le mardi matin. Donc, je suis moins efficace, car je passe d’un dossier à l’autre. C’est un point que je dois travailler. »

Si le souhait de mieux concilier la vie pro et perso reste une des motivations principales pour se lancer, cela reste parfois compliqué (11 occurrences), et notamment avec des enfants en bas âge :

« L’organisation personnelle, en concertation avec mon épouse, et en tenant compte de mon enfant en bas âge » / « La difficulté de concilier vie de famille et vie de chef d’entreprise avec des enfants en bas âge. / « Étant mère célibataire de 2 enfants en bas âge, c’est de tout gérer qui est parfois fatiguant »

« Ne pas mélanger travail et vie perso. En ayant mon bureau dans la pièce de vie, ce n’est pas évident tous les jours de faire la part des choses. »

Le risque est de « trop empiéter sur la vie personnelle et familiale ». / « Je me retrouve souvent le soir, en famille, à plancher sur des dossiers. »

Dans ces questions d’organisation, sont également évoquées, mais de façon plus sporadique :

  • La gestion des clients (7 occurrences), notamment ceux qui ne payent pas, ou pas dans les temps
  • La question des déplacements (2 occurrences) : « Les temps de trajets dans les bouchons, grosse perte de temps »
  • La difficulté à se faire aider (3 occurrences) : La question des sous-traitantes et du recrutement

Sur la question des risques, de l’incertitude et la peur du lendemain… (58 occurrences)

Le fait qu’il faille « générer assez de chiffre d’affaires « (x3), une « facturation constante » pour « lisser sa trésorerie », « s’assurer un salaire » (x2), « un revenu minimum convenable », voire pour « maintenir une rémunération attractive, tout en se ménageant des moments de coupure »…

Le manque de sécurité (x11) ou de « sérénité » est souvent évoqué, comme « l’incertitude » (x6), la « peur » (x4) « du lendemain/de demain » (x5), de « l’inconnu » (x2), de « perdre » un contrat, une mission, un client (x5)

Cette insécurité est notamment engendrée par des « baisses d’activités » (x2), un « manque de visibilité » (x2), ou « de vision à long terme », à une « activité très irrégulière (pics/creux) », « des variations constantes d’activités », à « la fluctuation de l’activité sur l’année », à « de mauvais mois »…

Mais aussi, à l’absence des avantages liés au salariat (chômage, retraite, protection sociale…) (6 occurrences)

Au « risque de ne pas avoir de rémunération », à un « manque de revenus » (x2), qui restent « irréguliers » (x3), « aléatoires », « potentiels »…

« Avoir toujours un petit peu peur d’une annulation ou d’un empêchement du client qui diminue mon chiffre d’affaires. Avoir peur d’un mois plus faible qu’un autre. L’incertitude sur le salaire que je vais gagner. »

« On ne sait pas se que l’on fera le mois suivant » // « On ne peut jamais se reposer sur ses lauriers »

Solitude, isolement, manque de vie sociale (43 occurrences)

La solitude (16), l’isolement (10), voire l’isolation (3) sont beaucoup cité.e.s.

Comme « le manque de vie sociale » (x3), « de relations sociales », de « contacts physiques (non-virtuels) », « l’absence de collègues », le fait de « travailler à la maison » (x2), de « ne pas travailler en équipe », de « ne pas toujours avoir l’impression de faire partie intégrante de l’entreprise »…

Ou encore, le fait d’être seule (x3), isolée, « parfois » (x6), « certains jours », « dans la prospection », « face aux décisions », « face à des difficultés », ou à « des clients pas toujours corrects »…

Certaines sont aussi confrontées à l’incompréhension des proches (3 occurrences) :

« Les gens qui pensent que, parce que je suis à mon compte, que je travaille à temps partiel (20h/semaine en moyenne) et souvent à la maison, je ne travaille pas vraiment... »

Charge mentale, discipline, motivation, limites personnelles (30 occurrences)

« Se faire confiance » (x6), ou « garder confiance en soi »…

« Trouver la motivation » (x2), faire face au « manque de motivation », notamment « les jours où on est malade et/ou d’humeur triste », « se mettre au travail », « ne pas procrastiner », « ne pas se laisser tenter par d’autres activités »…

« Quand il n’y a personne derrière vous, et qu’un bon fauteuil est à proximité, ce n’est pas toujours évident de s’y mettre :) Mais le travail ne se fait pas tout seul ! Si je ne le fais pas, l’argent ne rentre pas :) »

« Être toujours disponible », « au taquet », « ne jamais couper psychologiquement », « toujours motivée et assidue », « toujours à 100 % dans son travail », « ce qui n’est pas toujours le cas quand on est protégé par un CDI », « penser à tout, tout le temps et pour tout le monde »…

« Gérer le côté émotionnel », « les hauts et les bas », « la pression », « la crainte de ne pas satisfaire le client », « le fait que rien ne soit jamais acquis »…

Et puis, « se renouveler », « se remettre en question », « se dépasser », « se protéger », « ne pas tomber dans la routine »…

Mais aussi :
« Les charges » (x2), « la paperasserie », « la bureaucratie », « les limites du système micro-entrepreneur », « les déclarations à faire », « la pression du RSI »

Et enfin, certaines déclarent ne rencontrer aucune difficulté (10 occurrences)

Et vous, qu’en pensez-vous ? Êtes-vous d’accord avec cette manière de résumer les choses ? Vous y retrouvez-vous ? Quelles sont pour vous les difficultés d’exercer en freelance ?

Commentaires
Le jeudi 2 mai 2019 à 12h37

JE SUIS ECRIVAIN PUBLIC, c’est à dire que je rédige, à la demande de personnes, différents travaux d’écriture :
- lettres privées, commerciales, administratives
- CV, curriculum vitae,
- Récits de vie, de voyages, anniversaires..
- Problèmes de Prud’hommes,
- Personnes abusées financièrement,
- Romans,
- Re-lecture, Correction, réécriture..
- et tout ce qui se traduit par l’écriture.
Mes travaux s’adressent donc à tous mais la difficulté est que chacun, qui ne saisit pas toujours ce qu’est l’ECRITURE, ne comprend pas que cela représente un prix, lequel est fonction du temps passé, de la complexité, etc..
Malgré 1 site que je me suis construit, des flyers placés et envoyés, des contacts collectivités, je n’ai pas suffisamment de clients (ce métier est de plus en plus fréquent).
Je suis même ouverte à faire du secrétariat indépendant.
Que pourrez vous me proposer pour obtenir plus de clients, en fonction d’un budget peu élevé ?
Merci

:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Répondre à ce message ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Le vendredi 3 mai 2019 à 03h13

Bonjour Bernadette,
Merci de votre commentaire.
Je vous propose de commencer par cet autodiagnostic de votre démarche commerciale...
Puis de me contacter pour en discuter :-)
Bien à vous,
Céline

:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Répondre à ce message ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
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