Comme le savent la plupart d’entre vous, en tant que télésecrétaire, j’étais spécialisée en retranscription audio.

Je travaillais notamment pour des avocat.es comme secrétaire juridique à distance.

Dans ce cadre, mon travail consistait essentiellement à saisir sous Word des fichiers audio MP3 envoyés par mes client.es, avocat.es ou études d’huissiers de justice.

Cela pouvait être :

• des constats
• des états des lieux
• des courriers
• des actes juridiques, tels qu’assignations et conclusions.

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Pour le reste, mon travail en retranscription audio relevait de missions très différentes.

En effet, comme j’aime à le rappeler, la retranscription audio n’est pas une prestation, mais une technique.
Elle consiste à retranscrire par écrit ce qui est enregistré oralement sur un support audio.

Différentes missions et prestations peuvent en découler :

• La retranscription de dictées audio
• La retranscription d’entretiens
• La retranscription de réunions
• La rédaction de compte rendu
• La retranscription de colloques ou de conférences

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C’est ce que je vous propose de voir ensemble, et vous me direz si j’en ai oublié...

🔹 La frappe sous audio, notamment pour les professionnel.les du droit et du soin (médecins et autres domaines du paramédical)

→ En quoi cela consiste-t-il ?

Votre client.e vous dicte au moyen de son dictaphone numérique ou de son téléphone ses courriers, comptes rendus d’examens ou de consultation que vous retranscrivez sous Word, selon les modèles de documents qu’ille vous aura préalablement fournis.

Il s’agit donc d’une dictée.

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✓ Cela nécessite des compétences techniques : retranscrire correctement et vite.
Mais sur ce point, la machine est en train de nous dépasser !

↪ L’article sur les outils de la retranscription audio

✓ Cela nécessite surtout des compétences métiers :
Maitriser le vocabulaire et les procédures propres au métier de votre client.e.

Sur ce point sont clairement avantagé.es les :

• secrétaires juridiques indépendantes
• secrétaires médicales indépendantes

🔹 La retranscription d’entretiens

→ De quoi s’agit-il ?

Un entretien est entendu comme une suite de questions et de réponses entre deux personnes, dont l’une interviewe l’autre.

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C’est par ce type de missions que j’avais commencé dans ce domaine 😊

✓ À la fois ma première cliente : une agence de communication inclusive qui employait des personnes malentendantes.
Il fallait que je précise les time-code tous les paragraphes. C’était fastidieux, mais pour une première mission c’était génial !

✓ À la fois ce qui deviendra ma plus grosse cliente : une grande université en sciences humaines pour qui la première mission concernait une recherche en histoire et patrimoine vivant (pour une ancienne de la fac d’histoire, c’était une aubaine, vous imaginez !)

Vous le voyez, la clientèle peut-être variée, à la fois privée et publique, ce qui entraîne un cadre légal précis de la contractualisation de la mission.

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→ La mission en elle-même est toujours la même :

Une retranscription mot-à-mot dans le respect strict de ce qui a été dit et de la manière dont cela a été dit, en ajoutant les éléments significatifs qui s’entendent à l’audio : un soupir marqué, un rire, un petit rire, un gros rire, un silence qu’on imagine ému, des sanglots...

La réécriture serait une faute professionnelle !
C’est parfois un peu pénible, mais moi, j’aimais vraiment bien 😃

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Et puis, les sujets sont tellement variés...

J’ai pu ainsi travailler sur des entretiens :

• En histoire, sur un ancien quartier d’une grande ville

• En sociologie politique, sur l’engagement des jeunes dans la politique, sur les Coopératives Jeunesse de Services (CJS), en France et au Québec (pas facile avec l’accent 😬), sur les coopératives de production dans plusieurs pays de l’Afrique francophone (là aussi, des tournures de phrases très différentes !), sur la corruption des fonctionnaires également (drôle 😆)

• J’ai aussi beaucoup travaillé sur la communauté gay et transgenre, ce qui aide à comprendre beaucoup de choses et à ouvrir son esprit à la différence...

• En médecine. Beaucoup, parce qu’il y a des fonds, évidemment : l’autisme, le burn-out chez le personnel soignant (nous étions avant la crise Covid !), la psychopathie, la trisomie, le cancer (beaucoup, et il faut garder le moral après 😐)

• J’ai pu participer à plusieurs enquêtes sur la communauté médicale aussi, à un magazine sur le monde arabo-musulman (là aussi, pas facile au niveau du vocabulaire, mais tellement passionnant !!), au travail de plusieurs services de com interne de très grandes entreprises (vous maitrisez la langue de bois, parce que c’est important 😉)

Bref, je ne peux pas faire le tour, mais tout ça pour dire que c’est hyper éclectique et très intéressant (toujours 🤩).

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L’autre avantage de ce type de mission, c’est la demande et les volumes.

L’inconvénient, c’est que - sauf exception - c’est plutôt mal payé, parce que très concurrentiel et peu de valeur ajoutée, puisque vous ne faites que retranscrire, comme la machine...

Les procédures du public ont été aussi pour moi un frein et leur complexification (sous couvert du mot simplification) m’a aidée à arrêter cette prestation.

Je dis « m’a aidée à arrêter », parce que je voulais faire autre chose, mais en même temps j’aimais aussi ce que je faisais (pas sous tous les aspects, mais en grande partie).

🔹 La rédaction de procès-verbal de réunions

Là aussi, je m’y suis essayée et je l’ai pratiquée pendant plusieurs années, mais c’est la première mission que j’ai arrêtée, malgré de beaux clients !

Il faut dire que c’est avec Ubiqus que j’ai commencé (en sous-traitance, donc) et que ce sont eux qui m’ont formée à cette prestation dont je n’avais avant de me lancer comme assistante freelance, jamais entendu parler 🤔

Je précise que je savais rédiger (malgré mes fautes orthographe 😝).
Outre le blog, j’avais déjà rédigé plusieurs mémoires dans le cadre de mes études d’histoire.

Là, le degré de complexité est un peu plus élevé, et cela devient plus difficile de nous remplacer par des machines.

Il ne s’agit plus de retranscrire à proprement parler, mais de rédiger un compte-rendu, quand bien même celui reprendrait intégralement ce qui est dit...

→ Quelle différence ?
Celle qu’il y a entre un langage oral et écrit.

Le document final doit pouvoir être diffusé en l’état, donc rédigé en français correct de manière compréhensible.

D’ailleurs, je crois que les grandes boites de retranscription travaillent désormais avec la TAO, la transcription assistée.
La machine retranscrit le mot-à-mot et la rédactrice rédige.

J’avais testé une fois, mais je n’ai pas du tout aimé 😣

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Mes missions avec des client.es en direct ont été :

• des conseils communautaires
• des comités d’entreprise et des CHST
• des conseils d’administration et des Assemblées générales

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Le gros avantage est que ce sont des client.es réguliers qui vous assurent un chiffre d’affaires périodiques, ce qui permet de réaliser un prévisionnel d’activité.
C’est confortable quand on débute.

En revanche, la plupart du temps, les sujets me barbaient.
Et puis, il faut respecter des délais souvent serrés...

Bref, des contraintes, la concurrence de grosses boites, sans parler des sténotypistes qui font ça très bien, et peu d’intérêt...
Résultat, c’est la première prestation que j’ai arrêtée 😊

🔹 La rédaction de compte rendu de réunion

Je les ai distinguées, parce que ce que j’appelle le compte rendu demande en plus des qualités de synthèse rédactionnelle.

Je le sais par Lexiris.fr, les prestataires spécialisé.es en retranscription audio ne proposent pas systématiquement les deux.

D’ailleurs, pour ma part, je n’appelais même plus ça « retranscription », puisque je ne retranscrivais pas ce qui était dit : j’écoutais, je prenais des notes et je rédigeais.

C’est une prestation que je faisais le plus souvent « sur site », là où l’enregistrement n’était pas permis.

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L’avantage, c’est que c’était mieux payé et moins long à réaliser.

Puisqu’il faut se déplacer, vous limitez la concurrence à votre territoire.
Parfois, vous êtes seule, et donc sûre de remporter le marché.
Il suffit de rentrer dans le budget 💰

🔹 La retranscription de colloques ou de conférences

Cette prestation a ceci d’agréable que les personnes parlent les unes après les autres, après avoir été présentées 👍

Vous savez donc qui parle, et cela peut être pendant assez longtemps, ce qui vous permet de vous habituer à son débit et à ses habitudes de langage.

La présentation a le plus souvent été préparée, si bien qu’elle est bien construire, et la personne a à cœur d’être bien entendue et comprise.

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Le gros inconvénient de cette prestation, c’est qu’elle est plutôt :

• ponctuelle  : pas ou peu de récurrence, mais potentiellement annuelle pour certains évènements...
• saisonnière  : ces évènements et conférences fleurissent avec le printemps et jusqu’en novembre...

Après, c’est le calme plat 😶

Sur ce type de prestations, ne vous attendez pas à prendre des vacances d’été, parce que le pic des demandes est en juin !!

Vous connaitrez la frustration de ne pas pouvoir tout accepter, surtout si comme moi vous ne souhaitez pas sous-traiter.
Mais c’est l’objet d’un autre débat...

Vous l’avez compris, vous avez le choix !

En tant que télésecrétaire ou assistante virtuelle (c’est ce qu’on dit maintenant, pour celles et ceux qui ne travaillent qu’à distance), vous pouvez proposer toutes ces prestations à la fois, ou vous spécialiser dans l’une ou l’autre, par exemple le secrétariat médical.

Le choix d’une ou plusieurs prestations, et laquelle, va fatalement impacter votre démarche commerciale et votre capacité à trouver des client.es !

Pensez-y 🤗

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En tout cas, j’espère que cet article vous permettra d’y voir plus clair sur ce type de prestations et ce que vous pouvez proposer comme retranscription audio.

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