Télésecrétaire, secrétaire indépendante, secrétaire à domicile ?

Nous utilisons souvent le terme de télésecrétaire à mauvais escient.

En réalité, une télésecrétaire n’est qu’une secrétaire qui travaille à distance, qu’elle soit salariée dans une entreprise ou à son propre compte.

Nous parlerons bien sûr ici de télésecrétaire indépendante.

Le terme le plus souvent employé par les prestataires eux-mêmes est celui de « secrétaire indépendante ».

Si une télésecrétaire travaille essentiellement à distance, une secrétaire indépendante peut aussi bien travailler à distance, depuis son domicile, que sur site, dans les locaux de ses clients.

On parlera également d’une « secrétaire à domicile », terminologie employée majoritairement par les gens qui ne sont pas secrétaires indépendantes et qui, avant le fait d’exercer à leur compte, de manière indépendante, retiennent le fait de travailler à domicile.

Dans la plupart des cas, les secrétaires installées à leur compte évitent de mettre en avant auprès de leurs clients le fait qu’elles travaillent depuis leur domicile, ce qui donne une image plutôt peu professionnelle du métier.

Secrétaire indépendante = prestataire

Dans tous les cas, une secrétaire indépendante est avant tout un prestataire de services, c’est-à-dire un professionnel qui vend des services à des clients, en l’occurrence des solutions de secrétariat externalisé.

Elle exerce « à son compte », c’est-à-dire dans un cadre légal qui suppose notamment qu’elle déclare ses revenus auprès de l’administration fiscale.

Cela suppose également qu’elle travaille, non plus pour un patron, mais pour des clients.

Cela suppose enfin de faire passer le secrétariat du statut de « métier » à celui de « services », et la secrétaire du statut de salariée à celui de prestataire.

Il ne s’agira plus en effet de vendre ses compétences à son employeur en échange d’un salaire à la fin du mois, mais bien de répondre aux besoins de clients potentiels en leur vendant un service, une solution à leurs problèmes.

Outre des compétences métiers, une secrétaire indépendante doit donc posséder aussi des bases solides :

En marketing, pour comprendre les besoins de ses clients et savoir y répondre
En commercial, pour vendre ses solutions
En gestion, pour pérenniser son activité grâce à un juste calcul de ses tarifs
En fiscalité, pour facturer ses clients, mais aussi choisir le statut le plus adapté à sa situation
En droit, pour inscrire son activité dans le cadre légal

C’est l’objet du Pack installation de montrer toutes ces facettes du métier dans le cadre d’une méthodologie pas-à-pas pour mieux vous accompagner dans votre projet.

Les prestations d’une secrétaire indépendante

Ces prestations peuvent être réalisées :

• à distance (au domicile de la secrétaire)
• sur site (dans les locaux des clients)

Prestations sur site :

Dans le cas d’une prestation sur site, la secrétaire intervient directement chez son client pour des tâches de secrétariat ou d’assistance.

Cette intervention peut être ponctuelle, par exemple dans le cas d’un remplacement, ou pour une mission de classement et d’archivage, voire pour un surcroît temporaire d’activité.

La mission peut être également régulière, pour quelques heures par semaine ou une à deux fois par mois pour s’occuper de telle ou telle tâche, par exemple le classement des papiers pour le comptable.

L’avantage de ces prestations sur site est la facilité et la flexibilité.
En effet, un entrepreneur, voire un particulier, peut faire appel ponctuellement à une secrétaire indépendante pour une mission de classement.
Pour cela, il suffira de la signature d’un devis et du paiement d’une facture, pas besoin de recourir à une embauche.

De même, pour une mission régulière de quelques heures par semaine, il sera sans doute difficile de trouver un employé pour un contrat de si peu d’heures.
Là encore, il suffit de se mettre d’accord sur un tarif, et le règlement d’une facture en fin de mois suffit.

Attention néanmoins au risque de salariat déguisé.
Le prestataire ne doit pas occuper un poste qui pourrait être pourvu par un salarié :
http://www.croquefeuille.fr/?Le-risque-de-salariat-deguise

Prestations à distance :

Les prestations réalisées à distance peuvent être très variées.

Le plus souvent, il s’agira d’assistance administrative et commerciale :

• Mise en page de documents
• Mise à jour de tableaux (tableaux de bords, ventes, trésorerie…) et de bases de données (clients, prospects…)
• Assistance rédactionnelle pour les courriers administratifs
• Relations clients et fournisseurs par téléphone
• Relances des devis et factures…

Ce sont des missions qui peuvent tout à fait être réalisées à distance.

Certaines prestations sont plus spécifiques et demandent un savoir-faire particulier, comme :

• La mise en page sous certains logiciels (PowerPoint ou InDesign)
• L’aide à la réponse aux appels d’offres
• Le suivi de chantiers dans le BTP
• Le suivi des dossiers d’expertises…

L’avantage de ses prestations à distance est qu’elles permettent aux clients de bénéficier des services d’une secrétaire, celle-ci étant disponible pour de multiples travaux depuis son domicile.
Au final, le client ne paye que le travail réalisé, ce qui peut ne représenter que quelques heures dans le mois.

Cela signifie que pour une secrétaire disponible du lundi au vendredi sur les horaires de bureaux, le client ne paye au final qu’une faible somme par rapport à ce qu’il aurait dû payer avec une secrétaire salariée dans ses locaux.

Évidemment, sa secrétaire à distance ne travaillera pas que pour lui, mais cumulera plusieurs clients pour lui permettre d’atteindre un niveau de rémunération suffisant.
Elle devra donc jongler entre les demandes de ses différents clients en fonction des urgences.

Ces prestations à distance peuvent être également tout à fait ponctuelles, par exemple :

• Pour la mise en place d’un nouveau procès de facturation
• Pour la création d’une base de données
• Pour l’envoi d’un mailing…

Parmi ces prestations à distance, certaines sont plus spécifiques.

La permanence téléphonique

La permanence téléphonique consiste pour une télésecrétaire à réceptionner les appels de ses clients depuis son domicile.

Le prestataire doit donc être équipé d’un standard lui permettant de gérer plusieurs lignes, de mettre en attente l’une, tout en répondant à l’autre, de pouvoir assurer un accueil personnalisé :

« Cabinet du docteur Durand, Bonjour »

Il s’agit pour les clients qui sont peu disponibles pour répondre au téléphone et qui ne disposent pas de secrétaire sur place de ne manquer aucun de leurs appels.

Cela peut être :

• Des médecins ou de professionnels de santé qui sont en consultation
• Des avocats lors de leurs déplacements aux audiences
• Des professionnels du bâtiment quand ils sont sur leurs chantiers…

Le travail de la secrétaire ne s’arrête pas à prendre les appels, mais il lui faudra également traiter les informations reçues :

• Transférer les appels en cas d’urgence
• Prendre les rendez-vous au moyen d’un agenda partagé
• Prendre les messages et les transmettre par e-mails…

Pour en savoir plus :
http://www.croquefeuille.fr/?+-Permanence-telephonique-+

La retranscription audio

La retranscription audio consiste pour une télésecrétaire à travailler sur des fichiers audio pour les retranscrire par écrit, le plus souvent sous Word.

Le prestataire doit être équipé d’un logiciel de lecture et de traitement de ces fichiers audio (mp3, wav, wma…), d’un casque, et éventuellement d’un pédalier.

Pour le client, il s’agit d’externaliser une tâche particulièrement longue et fastidieuse qu’il n’a pas les moyens humains ou le temps d’assurer en interne.

Cela peut être :

• Des entretiens de recherche ou des interviews
• Des colloques ou des conférences
• Des réunions, type comité d’entreprise, CHSCT, assemblées générales…

Le travail de la télésecrétaire ne s’arrête pas, là encore, à la simple frappe de ce qu’elle entend, mais elle doit également :

• Rechercher l’orthographe des noms et des termes qu’elle ne connaît pas
• Corriger, voire réviser, le discours et les fautes propres à l’oralité
• Mettre en page le document, selon les consignes du client…

Pour en savoir plus :
http://www.croquefeuille.fr/?+-Retranscription-audio-+

Parmi les prestations spécifiques liées à la retranscription audio, on peut distinguer :

Le secrétariat juridique indépendant

Une secrétaire juridique indépendante a essentiellement pour mission la frappe sous audio des courriers et des actes juridiques fournis par ses clients (avocats, huissiers de justice, experts…)
http://www.croquefeuille.fr/?+-Secretaire-juridique-+

Le secrétariat médical indépendant

Une secrétaire médicale indépendante à quant à elle pour mission la frappe sous audio des courriers et comptes rendus d’opération ou de consultations de ses clients (médecins, chirurgiens, divers spécialistes médicaux…)
http://www.croquefeuille.fr/?+-Secretaire-medicale-+