Secrétaire médicale indépendante, Cécile Jaegly a créé CJSI Bureautique en 2010.
Elle travaille exclusivement à domicile où elle effectue essentiellement de la transcription médicale (courriers, comptes rendus, expertises médicales).

Elle est également membre fidèle du forum des secrétaires indépendantes et a déjà participé à plusieurs articles sur Croquefeuille.

Cette fois, elle témoigne de son quotidien comme secrétaire médicale indépendante exerçant depuis son domicile.

Travailler à domicile devient de plus en plus courant en France, surtout dans le secteur privé et chez les indépendants ou freelances.
Il existe environ 35 % de télétravailleurs indépendants (source Tour de France du télétravail 2015-2016).

Parmi les métiers les plus souvent exercés, nous retrouvons celui de secrétaire médicale à domicile.
En effet, le secrétariat médical a été l’une des premières activités à basculer dans le monde du télétravail.

Mais comment s’exerce cette activité à domicile ?
Quelles en sont les prestations ?
Quel est le quotidien d’une secrétaire médicale à domicile ?

S’installer en tant que secrétaire médicale indépendante

Cette activité est relativement facile à mettre en place d’un point de vue administratif et fiscal.

Elle peut s’exercer grâce au régime micro-entrepreneur (1) et nécessite un faible investissement matériel (un ordinateur fixe ou portable, une imprimante et quelques logiciels adaptés à la profession).

Où travaille une secrétaire médicale freelance ?

Deux possibilités : elle exécute ses prestations à son domicile ou au cabinet de ses clients (sur site).

Si elle travaille depuis son domicile, on pourra lui recommander d’exercer son activité dans un endroit isolé ou d’avoir une pièce dédiée, car les prestations d’ordre médical nécessitent concentration, calme et confidentialité.
Il ne s’agit pas de traiter les dictées médicales ou de prendre les rendez-vous des patients au beau milieu du salon, dans l’ambiance de la vie de famille.

Si elle travaille au cabinet de ses clients, les conditions sont normalement différentes et adaptées à la situation. (2)

Quelles sont les prestations d’une secrétaire médicale à domicile ?

Une secrétaire médicale qui travaille depuis chez elle a le choix entre deux types d’activité : la transcription de documents médicaux ou la gestion d’agendas et la prise de rendez-vous.

Elle peut réaliser les deux activités à la fois, mais très souvent elle se spécialise dans l’une ou l’autre de ces deux tâches.

Au quotidien, comment cela se passe-t-il ?

Souvent, on associe le travail de secrétariat à domicile à une activité secondaire permettant d’arrondir ses fins de mois, ou encore de gérer ses enfants en bas âge.

La réalité est tout autre.
L’activité de secrétaire médicale à domicile est un métier à part entière qui nécessite la même implication qu’une secrétaire vouée à un poste salarié, avec ses exigences et ses contraintes.

Développer son activité de secrétariat à domicile implique, au quotidien, de :

• Savoir gérer son temps

En effet, le temps professionnel ne doit pas empiéter sur le temps personnel.
Il est important de se fixer des horaires de travail et de les respecter.
La solution est d’établir un planning hebdomadaire, même si des imprévus peuvent parfois venir bousculer l’organisation journalière.

• Répondre aux besoins des médecins et faire preuve de réactivité

Que ce soit pour la transcription de dictées médicales ou la gestion d’agendas et l’accueil téléphonique, une secrétaire médicale à domicile occupe son poste de travail à temps plein et doit aussi pouvoir répondre à une urgence.

Pour ce faire, les spécialistes de la permanence téléphonique travaillent le plus souvent en binôme en cas de débordement d’appels et se remplacent pour pallier un quelconque imprévu ou des rendez-vous extérieurs.

En ce qui concerne l’activité de frappe de courriers et comptes rendus, les professionnels médicaux ont pour habitude de transmettre leurs dictées au fur et à mesure de leurs consultations ou en fin de journée.
L’organisation du travail est un peu plus flexible, car les transcriptions sont rendues par la secrétaire, en général, dans un délai de 24h à 48h.
Il est toujours possible de travailler tôt le matin ou tard le soir pour rattraper une éventuelle absence de 2 heures dans la journée.

Cependant, attention à ne pas se laisser déborder au quotidien et toujours rester concentré sur son objectif : répondre aux besoins des clients dans les délais impartis.

• Être professionnelle

Ne s’improvise pas secrétaire médicale à domicile qui veut.

La connaissance du milieu médical et de la terminologie permettent d’affirmer son expertise.
Une formation et/ou une expérience professionnelle dans le domaine sont souhaitables.

• Avoir l’esprit de recherche et une oreille exercée

Tout au long de son parcours d’indépendante, la secrétaire va enrichir ses connaissances dans de nombreuses spécialités puisqu’elle sera amenée à travailler pour divers spécialistes.

Il n’est pas rare de découvrir, chaque jour, de nouveaux termes dont il est préférable d’en connaître la signification pour ne pas commettre d’impairs dans les courriers.

Par exemple, il est possible d’entendre les termes « lipothymie » (brève perte de connaissance) et « l’hypothymie » (état pathologique qui correspond à une diminution des manifestations affectives extérieures) qui ont tous deux la même phonétique.
Sans en comprendre le sens, l’erreur est vite faite !

Pour conclure, travailler comme de secrétaire médicale à domicile nécessite des savoir-faire spécifiques et de solides compétences organisationnelles pour répondre quotidiennement aux demandes des professionnels de santé.

Pour en savoir plus sur les prestations de Cécile :
https://www.cjsibureautique.fr/

Si vous souhaitez vous lancer comme secrétaire médicale à domicile, ou si vous exercez comme secrétaire médicale indépendante, vous pouvez compléter l’article et/ou poser vos questions en commentaire…

Notes Croquefeuille :
(1) Elle peut également être exercée en coopérative, voire commencée en couveuse. Voir les résultats de l’enquête sur le métier de secrétaire indépendante (retour)
(2) Dans ce cas, attention au lien de subordination qui entraînerait une situation de salariat déguisé. Une secrétaire médicale freelance exerçant sur site doit rester indépendante, et ne pas être contrainte, par exemple, à des horaires de service (retour)