Parmi les difficultés évoquées par les secrétaires indépendantes lors de l’enquête, il y a le risque des impayés, le fait de ne pas parvenir à être payé suite à une mission.

En réalité, les vrais impayés sont assez rares (mais ils existent). La difficulté tient surtout dans le temps passé à faire les relances auprès de clients de mauvaise foi ou qui rencontrent de véritables soucis financiers.

Les précautions à prendre

Dans la plupart des cas d’impayés, on peut se rendre compte que la télésecrétaire n’a pas pris toutes les précautions indispensables à la contractualisation de la mission.

Moi-même, je ne suis pas une fan des procédures administratives, et j’évite donc de faire signer un devis + un contrat + des conditions générales de ventes à mes clients.

Il convient pourtant de s’assurer que les termes du contrat ont bien été compris par les deux parties.

Pour ma part, je me suis toujours contentée de faire valider un devis (au moins par mail) précisant les caractéristiques de la mission et son coût, ainsi que les délais de paiement.

J’ai pu lire à plusieurs reprises lors de discussions entre télésecrétaires que certaines travaillent sans avoir reçu cette confirmation, ni à l’écrit, ni même à l’oral.

Heureuse d’avoir trouvé un « client », elles se chargent de suite de la mission sans avoir validé son coût avec leur interlocuteur et facturent ensuite le plus souvent au temps passé… ce qui n’est pas toujours accepté par le client.

Mieux vaut s’assurer que les choses ont été bien comprises entre vous.
Mieux vaut aussi parler des choses qui fâchent dès le départ.
Cela vous permettra de gagner beaucoup de temps par la suite et d’éviter bien des déboires.
D’autant qu’un client qui pinaille sur les factures ne restera sans doute pas longtemps votre client.
Vous pourrez donc beaucoup plus facilement fidéliser vos clients en étant clair sur les conditions de la prestation et vos conditions de paiement avant le début de la mission.

La première chose à faire est donc de mettre les choses par écrit et de bien valider avec votre interlocuteur que les choses ont été bien comprises entre vous.

D’autres points importants :

Vérifiez l’existence légale de votre client professionnel sur Infogreffe.
Vous verrez tout de suite si l’entreprise de celui-ci n’a pas été radiée il y a un an…
Comment feriez-vous alors pour vous faire payer ?

Précisez bien les conditions et délais de paiement, ainsi que les éventuelles pénalités, sur la facture, mais aussi sur le devis !
Bien sûr, les termes utilisés sur ces documents doivent être en accord avec ceux de vos conditions générales de ventes si vous en avez…

Si vous travaillez pour de très petites entreprises, divisez la somme à payer…
Par exemple en prévoyant un acompte au début de la mission.
Vous pouvez également facturer une mission à la moitié de sa réalisation.

Cela vaut surtout pour les grosses missions de manière à ne pas avoir à réclamer d’un coup 3 000 euros à votre client. Trois fois 1 000 euros seront sans doute plus faciles à faire passer.

Je pense par exemple à une grosse mission de transcription d’entretiens qui pourrait s’étaler sur trois mois.
Dès la rédaction du devis, prévoyez de faire payer le travail réalisé à la fin de chaque mois. Inutile d’attendre la fin de la mission ; c’est même plutôt dangereux.

Les cas particuliers :

Il s’agit de clients pour lesquels les créances sont particulièrement difficiles à recouvrer en cas de problèmes, par exemple les particuliers et les clients étrangers.

Soyez alors particulièrement vigilant !

Pour ma part, que ce soit pour des particuliers ou des sociétés étrangères, je n’ai jamais accepté de travailler pour eux qu’à partir du moment où la mission était payée avant la livraison finale du travail.

Dans mon cas, ces conditions n’étaient pas négociables, et j’ai toujours préféré « perdre » le client que de risquer de perdre un temps fou à courir après ma créance !

Les délais de paiement

Déjà, je suis surprise que certaines secrétaires indépendantes prévoient d’emblée un paiement à 30 jours… Pourquoi ? Est-ce que cela leur a été demandé par leur client ? Je ne sais pas…

Pour ma part, j’ai toujours demandé un paiement à réception de la facture.
Ensuite, il faut réagir vite et éduquer vos clients (surtout les clients réguliers) à vous payer dans les temps.

Il est vrai aussi que certains clients vous imposeront leurs propres conditions de paiement.
Cela peut-être notamment des grosses sociétés ou des administrations.

Il conviendra de voir si ces clients sont sérieux ou non et si vous n’allez pas vous galérer à récupérer le montant de votre facture.

Vous pouvez par exemple vérifier leur réputation auprès de consœurs, notamment sur le forum.
Je pense notamment aux sociétés de retranscription ou aux sociétés de homeshoring.

Dans le cas d’une administration, vous serez quasiment certain d’être payé.
Ce sera donc à vous de voir si vous pouvez accepter, ou non, des délais de paiement aussi longs.

Selon ma propre expérience, les délais de paiement avec les administrations (universités dans mon cas) étaient souvent très longs pour la première facture, car le processus d’enregistrement comme fournisseur est complexe.
Cela était beaucoup plus rapide pour les factures suivantes, encore qu’une ou deux relances restaient souvent nécessaires.

Ne laissez pas trainer le paiement d’une facture !

Certains clients vous « testent » lors d’une première mission.
Certains ne paieront pas sans une relance de votre part…

Donc bien souvent, une simple relance par mail suffit. À vous de voir quand réagir, à J+7, à J+10, à J+20.
En tout cas, ne commencez surtout pas un nouveau mois de travail sans avoir été payé du mois précédent !

Exemple :
Vous avez commencé à travailler pour ce client en janvier.
Votre première facture date du 31 janvier.
Vous continuez à travailler pour lui au mois de février.
Si votre facture de janvier n’a pas été payée au 1er mars, il faut dire « STOP ! ».
Votre client vous doit déjà deux mois de travail, vous n’allez quand même pas alourdir encore son ardoise…

Certains clients retors ont une stratégie toute différente :
Vos premières factures seront payées rubis sur l’ongle, puis ils feront trainer les choses d’autant plus longtemps que vous aurez été mis en confiance.
C’est souvent dans ces cas-là que les impayés s’avèrent les plus importants, car vous pourrez mettre des mois avant d’arrêter de travailler pour eux.

Il faut donc rester ferme et vigilant, d’autant que pour certains clients, les retards de paiement sont devenus un sport auquel ils sont parfaitement entrainés.

Mon conseil est de les laisser tomber dès que vous aurez trouvé suffisamment de clients pour les remplacer.

Une astuce pour vos clients réguliers « têtes de linotte » : privilégiez le paiement par prélèvement.

Ces clients sont de bonne foi, mais la tête sur le guidon, ils ne pensent jamais à faire votre chèque, ce qui vous oblige faire des relances.

Dans ce cas, le paiement se fera à votre initiative.
Voir avec votre banquier les conditions de mise en place de ce procédé.

Prévoyez votre programme de relance

Comme je l’ai dit, une simple relance par mail suffit souvent à débloquer le paiement.
Aussi, celle-ci ne doit pas trainer.

Exemple de mail :

« Cher client, Sauf erreur de ma part, je n‘ai pas reçu le règlement de ma dernière facture dont vous trouverez copie jointe.
Il s’agit sans doute d’un oubli de votre part, et je vous prie d’y remédier au plus vite afin de préserver les bonnes conditions de notre collaboration. »

Si votre facture n’est pas payée rapidement et que votre client ne répond pas, il va falloir allez à la pêche aux informations.

Le téléphone est souvent indispensable à ce stade-là.
Vous voulez savoir pourquoi la facture n’est pas payée…
Le client a-t-il un problème de trésorerie ? Est-il de mauvaise foi ?
Seule une discussion avec lui vous permettra de répondre à ces questions.

En cas de problèmes de trésorerie, ne soyez pas trop gentille et négociez des paiements partiels. Ne lâchez pas l’affaire (avant qu’il ne passe en liquidation judiciaire !)

Et surtout, s’il ne peut pas vous payez, arrêtez de travailler pour lui. Inutile d’augmenter sa dette…

Osez vous imposer et ne lâchez pas. N’hésitez pas à l’appeler tous les trois jours et à multiplier les mails de relances, puis les courriers.

Malheureusement, si le client est de mauvaise foi et que vous n’avez pas de nouvelles de lui, que vous n’arrivez pas à le joindre, s’il s’agit d’un mauvais payeur ou simplement d’un escroc, il va falloir rapidement passer à la vitesse supérieure et entrer en procédure.

La mise en demeure

Commencez la procédure par un courrier recommandé de mise en demeure en lui rappelant les termes de la mission et les conditions de paiement.

Montrez bien que vous avez respecté votre partie du contrat, ce qui n’est pas son cas.

Vous trouverez des tas d’exemples de lettre de mise en demeure sur internet, mais il convient de les adapter à votre cas.

Par exemple :

Objet : Mise en demeure

Madame, Monsieur,

Je constate qu’en dépit de mes différentes relances (rappeler vos relances), vous n’avez toujours pas procédé au règlement de ma facture n°… qui aurait dû être payée au plus tard le…

Je vous rappelle que j’ai effectué la mission …, selon les termes prévus par le devis n°… en date du … pour lequel vous avez émis votre accord.

En conséquence, je vous mets en demeure de me régler la somme de … €, dans un délai de huit jours à réception de la présente.

À défaut, je poursuivrai la procédure de recouvrement auprès du Tribunal de …

Je vous rappelle que le présent courrier fait courir les intérêts légaux (au cas où cela aurait été prévu par vos conditions générales de ventes et votre devis).

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Dans la très grande majorité des cas, la mise en demeure suffit, surtout si vous arrivez à lui faire suffisamment peur avec la procédure au tribunal !

Il est à noter que le tribunal compétent est celui du lieu d’exercice de votre client.

Le cas échant, il vous restera deux options : l’injonction de payer ou la société de recouvrement.

Il faut bien voir que ces procédures coutent aussi de l’argent. Il faut donc que le montant de la créance en vaille la chandelle.

D’une manière générale, il vaut souvent mieux négocier un paiement, même partiel, de vos factures plutôt qu’entrer en procédure.
Une procédure peut s’avérer couteuse et les résultats sont très aléatoires, ne serait-ce que parce que votre client est peut-être tout simplement insolvable.

L’injonction de payer

Pour pouvoir faire une injonction de payer, il faut que vous soyez en mesure de prouver votre créance (par exemple avec un devis signé ou un échange de mail prouvant que le client a accepté les termes de la mission).

Le tribunal compétent est celui du domicile (ou siège social) du client.

Jusqu’à 4 000 euros, vous devez adresser votre demande auprès de la juridiction de proximité.
Au-delà de 4 000 euros, au tribunal d’instance.
Au-delà de 10 000 euros, au tribunal de grande instance, mais j’espère que vous n’en arriverez jamais là !

Il vous faudra déposer votre dossier (requête/Cerfa + vos pièces justificatives) auprès du greffe de la juridiction compétente dont vous trouverez les coordonnées sur internet.

Si le juge approuve votre demande, il rendra une « ordonnance portant injonction de payer ». En général, cette ordonnance prévoit le paiement du principal, des intérêts et des frais accessoires (huissier).
Vous aurez ensuite 6 mois pour la faire signifier à votre client via l’huissier de justice de votre choix (choisi près de chez votre client pour limiter les frais).

Votre client aura alors un mois pour contester. Dans ce cas, le juge convoque les parties pour tenter de les concilier, puis rend un jugement.

Si le client ne conteste pas, vous aurez alors un mois pour demander au juge d’apposer la formule exécutoire sur l’ordonnance. Celle-ci possède alors valeur de jugement.

Il faudra ensuite de nouveau signifier ce jugement au débiteur par voie d’huissier.

Pour en savoir plus :
http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F1746.xhtml

Les sociétés de recouvrement

Vous pouvez préférer faire appel à une société de recouvrement qui prendra alors en charge le recouvrement de votre facture.

Soyez vigilant sur le mode de rémunération de la société choisie. Il ne faudrait pas que le coût du recouvrement dépasse le montant de la facture !

Les cas particuliers

Je pense notamment aux professions réglementées, comme les avocats ou les huissiers de justice.

Par exemple, en cas de litige de paiement avec votre client avocat, il conviendra de vous adresser au bâtonnier.

Vous trouverez ses coordonnés sur internet à partir de l’annuaire du barreau dont dépend votre client.
Par exemple en cherchant « bâtonnier du barreau de Dijon ».

Adressez-lui un courrier accompagné de toutes vos pièces justificatives.

Cette procédure est souvent bien plus efficace.

Il en est de même pour toutes les professions réglementées qui dépendent d’un ordre.

Et vous, avez-vous déjà rencontré un problème d’impayé ? Quelles ont été vos solutions ? Avez-vous récupéré votre dû ?

Crédits photos : ucumari