Claire est secrétaire indépendante près de Perpignan depuis janvier 2017.
Membre du forum des secrétaires indépendantes, elle a créé Clic en poche au sein de la coopérative Perspectives, et continue de travailler à mi-temps pour son employeur.
Elle a accepté de répondre à mes questions pour Croquefeuille...

Bonjour, Claire, peux-tu commencer par te présenter ?

Bonjour, je suis Claire Debévère, j’ai 44 ans. J’habite dans un petit village proche de Perpignan, dans le département des Pyrénées-Orientales. Je suis originaire du nord de la France. Nous avons changé de région lorsque mon mari a obtenu une mutation. Un grand saut de 1.117 km.

Que faisais-tu avant de te lancer ?

Ça n’a pas été facile de trouver du travail alors que nous habitions à la montagne. J’ai finalement trouvé un emploi de collaboratrice dans une agence d’assurance. Je n’y connaissais rien en assurance, mais j’avais besoin de travailler, alors je me suis accrochée.
Après quelques années, nous avons déménagé pour nous rapprocher de Perpignan. J’ai immédiatement retrouvé un emploi dans une autre agence d’assurance.

Quelle est ta formation ?

J’ai un baccalauréat professionnel bureautique, que j’ai complété par une formation en comptabilité et des formations au fil du temps et des postes. Se former régulièrement est une chose indispensable dans notre métier.

Quand et comment as-tu découvert le métier de secrétaire indépendante ?

Quand je suis arrivée dans les Pyrénées-Orientales, j’avais déjà pensé à ce concept. J’avais laissé de côté cette idée, car je pensais qu’on ne me prendrait pas au sérieux.
Début 2016, suite d’un entretien professionnel, j’ai fait des recherches sur Google, j’ai trouvé le site Croquefeuille que je n’ai pas quitté pendant deux jours.
J’ai découvert que ce métier existait vraiment et que l’on pouvait en vivre. Une révélation.

Pourquoi t’être lancée ?

J’avais besoin de changement, je m’ennuyais dans mon travail. Je ne supportais plus l’idée d’entrer dans un bureau à 8h30 le matin pour n’en sortir qu’à 18h. Un supplice pour moi, encore aujourd’hui. J’avais également besoin d’un salaire plus important. Avec mon expérience, et compte tenu des missions qui m’étaient confiées à l’époque, je pensais pouvoir gagner mieux ma vie.

Quel a été le déclic ?

J’ai réalisé que je passais mon temps à me plaindre. C’était difficile pour mes proches. Il fallait que j’agisse.

Tu t’es lancée, alors que tu étais encore en poste. Comment ça s’est passé ?

À la signature du premier contrat avec la coopérative, j’ai demandé une rupture conventionnelle à mon employeur en lui présentant mon projet.
L’été est passé. Mon poste allait être vacant…
A la mi-septembre, nous avons trouvé un accord afin que je reste à mi-temps.
J’y travaille toujours du mardi matin au jeudi midi.

Finalement, quand t’es-tu lancée ?

J’ai démarré chez mon premier client le 2 janvier 2017.

De quelle aide as-tu bénéficié ?

J’ai été aidée par ma coopérative sur la logistique, ainsi que par le Pack installation, le guide « Devenir télésecrétaire » et l’accès au forum. J’ai bénéficié également des conseils d’une secrétaire indépendante de ma région.

En quoi le pack et le forum t’ont-ils aidé ?

J’ai fait l’acquisition du pack installation en mars 2016.

Il m’a aidé à faire les choses dans l’ordre, à trouver mon statut. C’est un bon guide à la création d’entreprise, en particulier sur le métier de secrétaire indépendante.
Il s’y trouve des idées auxquelles je n’avais pas pensé.

Les recommanderais-tu à celles et ceux qui veulent se lancer ?

Je le recommande bien sûr. Il est complet, clair, et c’est une très bonne base de travail. L’accès au forum permet de poser des questions, et consulter celles qui ont déjà été posées.

Tu as finalement intégré une coopérative…

C’est dans le chapitre concernant les statuts du Pack que j’ai découvert l’existence des coopératives.

J’ai alors cherché s’il en existait une près de chez moi, je l’ai contactée, j’ai assisté à une réunion d’information en avril, et j’ai signé une convention d’accompagnement en juin 2016.
J’aurais alors pu commencer à prospecter, mais je ne me sentais pas prête et surtout je n’avais pas le temps ! J’avais encore un emploi à temps complet.

De septembre à décembre 2016, j’ai travaillé sur mon projet et j’ai participé aux formations que ma coopérative mettait en place : techniques de vente, développement commercial, Emailing, répondre à un appel d’offres...

J’ai choisi d’intégrer une coopérative pour plusieurs raisons :

• D’abord, je trouve que c’est une solution idéale pour tester son projet, en vérifier sa faisabilité et sa rentabilité. Il me semblait important également d’être accompagnée par des personnes d’expériences, ayant plus de recul que moi et aptes à me dire les choses.
• Ensuite, et c’est très important, je bénéficie d’un hébergement juridique, fiscal, social et comptable, d’une assurance professionnelle et d’une mise en réseau.
• Enfin et surtout, je bénéficie de la protection du statut des salariés.

Commet l’as-tu trouvée ? Qu’est-ce qui t’a décidé ?

Je l’ai trouvée dans les pages jaunes :)
J’ai pris rendez-vous pour assister à une réunion d’information collective.
J’ai ensuite eu un entretien individuel avec un chargé d’accompagnement et de développement. J’ai été impressionnée par son professionnalisme et par le sérieux de l’ensemble de l’équipe.

Quelles ont été les démarches pour intégrer cette coopérative ?

Il n’y pas de démarches particulières. Il faut présenter son projet, montrer qu’on est prêt à le défendre et être convaincant. Le premier entretien avec le chargé d’accompagnement est déterminant. Après, il faut se laisser guider, car on est quand même là pour recevoir des conseils.
Honnêtement, je ne sais pas quels sont les critères des coopératives pour accepter d’accompagner les entrepreneurs.

Quels avantages y vois-tu ?

Je ne suis pas originaire de la région, je savais que ça n’allait pas être simple.
Grâce à la coopérative, j’ai rencontré d’autres entrepreneurs. J’ai agrandi mon cercle de connaissances et d’amis. Il y a une sorte de solidarité qui se crée.

Quand j’ai une question, quand je n’arrive pas prendre une décision, je prends rendez-vous avec mon chargé d’accompagnement.
Il connaît ma situation, il sait quels sont mes objectifs, mes forces et mes faiblesses.
Je ressors toujours des entretiens avec des solutions, des pistes de travail. C’est très rassurant.

Quelles sont tes prestations ?

Elles ont évolué avec le temps.
Je m’occupe du secrétariat de deux clients. Je fais des remplacements pendant les congés des secrétaires pour un troisième. Je passe des appels téléphoniques une heure par semaine pour un autre.
J’ai aussi des particuliers (CV et lettres de motivation, correction de documents, etc.).
J’ai travaillé pour un médecin également.
Je ne veux pas me limiter dans mon offre de prestations. J’apprends et je me forme beaucoup !

Travailles-tu plutôt sur site ou plutôt à distance ?

Je travaille autant sur site qu’à distance. Je n’ai pas choisi ce métier pour rester à la maison. J’ai besoin du contact avec les clients.

En janvier 2017, tu commençais avec ton premier client, un maçon. Peux-tu nous dire comment tu l’as trouvé ?

Pour faire ma prospection, j’avais réalisé un flyer sur PowerPoint. Je l’ai envoyé à des artisans autour de chez moi. J’avais pris soin d’écrire les adresses à la main, pour que les artisans n’aient pas l’impression de recevoir une pub et jettent mon enveloppe sans l’ouvrir :)
J’ai trouvé 2 clients avec cette méthode.

C’était pour quel genre de missions ?

Je gère toute la partie administrative, comme si c’était ma propre entreprise.
Bien entendu, je ne prends aucun risque pour l’entreprise.
Ce client a de l’expérience et il a un comptable.

Depuis tu as eu d’autres clients, comment les as-tu trouvés ?

J’ai trouvé d’autres clients par recommandations, en particulier de ma coopérative et d’amis.

Quels sont tes supports de communication ?

J’ai des cartes de visite, des flyers, un site internet et je suis présente, sans être hyperactive, sur les réseaux sociaux.

Comment prospectes-tu ?

J’ai un peu de mal à prospecter ;) C’est vraiment quelque chose qui me semble compliqué.
Je fais de temps en temps des mailings. Je parle de mon activité dès que j’ai une opportunité. Je distribue des cartes de visite.

Selon ton expérience, quel est le moyen qui te paraît le plus efficace pour trouver des clients ?

Pour moi c’est bien l’envoi de mailing, idéalement suivi d’un appel téléphonique.

J’ai appris que tu t’étais installée dans un local. Peux-tu nous en dire plus ?

C’est un bureau partagé ; nous sommes 5 entrepreneurs, avec des activités différentes.

J’avais beaucoup de mal à travailler à la maison. Je procrastinais beaucoup. ;)
Alors, quand j’ai appris qu’une place se libérait dans ce bureau, je n’ai pas hésité longtemps.
Avoir un bureau me motive pour me mettre au travail, je suis plus efficace. Je me lève le matin, je pars au bureau, tout en faisant les horaires que je veux.
Il faut maintenant que je démarche les artisans qui se trouvent dans le périmètre de ce bureau.

Aujourd’hui, où en es-tu ?

Je viens d’obtenir l’agrément Service à la Personne.
Je veux tester le service aux particuliers. Je pense pouvoir aider les gens, c’est important pour moi. J’ai besoin que mon travail ait du sens.

Cherches-tu encore des clients ?

Oui, même si c’est compliqué avec mon emploi à mi-temps.

Comment vois-tu/espères-tu ton développement par la suite ?

J’aimerais évidemment pouvoir me consacrer à 100 % à mon métier de secrétaire indépendante. Pour cela, je me laisse encore un peu de temps.
En 2018, je me forme et j’enrichis mon offre de prestations : certification Voltaire, participation aux ateliers proposés par la FFMAS et cours d’anglais.

Que peut-on te souhaiter ?

Il faut que je trouve un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
L’année 2017 a été très intense. J’ai beaucoup travaillé.

Tu parlais notamment de tes difficultés à cumuler un emploi salarié avec ton activité de secrétaire indépendante...

Ce n’est pas très pratique de jongler avec ces deux statuts.
Pendant que je suis salariée, je ne suis pas disponible pour mes clients. Je ne peux pas répondre au téléphone, ni même les rappeler très rapidement. Quand on me demande de faire une tâche rapidement, je dois la faire le soir. Si je peux organiser mon temps de travail et mes horaires en fonction de mes clients, ce n’est pas possible quand je suis chez mon employeur, même s’il est assez souple.

Que conseillerais-tu à quelqu’un qui veut se lancer comme secrétaire indépendante ?

L’entrepreneuriat, c’est énormément de travail. Je pense qu’une personne qui n’a ni la formation ni l’expérience dans le secrétariat ne doit pas s’engager dans cette voie.
C’est un vrai métier. Cumuler l’inexpérience dans notre métier et la création d’une entreprise me semble extrêmement risqué.

D’après toi, y a-t-il des erreurs à ne pas faire ? Par exemple des choses que tu aurais faites, et si c’était à refaire, tu éviterais de les faire ?

C’est une question difficile, je n’ai pas trop de recul sur le statut d’indépendant. On me dit souvent que je n’ai pas assez confiance en moi, que je me mets souvent trop de barrières. Il y a peut-être certaines missions que j’aurais dû accepter.

Veux-tu ajouter quelque chose ?

J’ai beaucoup grandi en un an et demi. J’apprends tous les jours, je rencontre de nouvelles personnes. J’ai établi une vraie relation de confiance avec mes clients et j’ai le sentiment de les aider. C’est certes beaucoup de travail, mais je ne regrette pas mon choix.

Pour en savoir plus : http://www.clicenpoche.fr/