Parmi les métiers émergents, celui d’assistante virtuelle arrive dans les premières positions. On en parle de plus en plus, notamment depuis l’explosion du télétravail.

La crise du Covid-19 avec ses confinements a permis de se rendre compte du potentiel du travail à distance et en ligne. Cet événement majeur a fini par déclencher une prise de recul face au temps consacré au travail, remettant parfois directement en cause le rapport de force entre les employeur·es et les salarié·es.

Nombreuses sont les personnes qui ont décidé de choisir un métier leur laissant plus de liberté, occasionnant moins de stress ou répondant à un besoin nouveau d’épanouissement. Devenir assistante virtuelle séduit beaucoup de candidates à la reconversion professionnelle.

Même si ce métier s’adresse aussi bien aux hommes, nous parlerons ici de l’activité au féminin dans la mesure où cette fonction est majoritairement occupée par des dames.

Alors quel est donc ce nouveau métier digital qui fleurit sur la toile ?
Quelles sont les missions d’une assistante virtuelle ?
Comment s’engager dans cette voie et devenir vous aussi une assistante virtuelle freelance ?

Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ?

L’assistante virtuelle peut travailler pour des entreprises traditionnelles ou des entreprises qui n’évoluent que sur le net.

Il est notamment question de blogueurs, blogueuses ou d’infopreneur·es.

Elle travaille exclusivement à distance, dans un milieu totalement digital.
Elle n’a pas à se déplacer sur site car ses fonctions ne s’exercent que sur et pour la toile.

Le rôle de l’assistante virtuelle est d’accompagner les projets de ses client·es qui consistent essentiellement à vendre sur le net.
Elle intervient au niveau marketing par des moyens rédactionnels, dans le but de convertir les visites d’un site en achats.

Elle est un partenaire fiable pour ses client·es, elle sait de quoi elle parle.
Elle a un rôle de conseil en étant force de proposition.

Quelles différences avec une secrétaire indépendante ?

La secrétaire indépendante et l’assistante virtuelle assument des fonctions totalement différentes.

La secrétaire indépendante assure des tâches propres au fonctionnement classique de l’entreprise telles que la gestion de l’agenda, du courrier, la facturation et la préparation des documents comptables ainsi que la logistique d’événements divers.
Elle peut être amenée à travailler sur site, chez ses client·es.

L’assistante virtuelle, quant à elle, peut également assurer des tâches comme la gestion des e-mails ou la facturation, mais elle est essentiellement tournée vers la gestion de contenus publiés sur des sites internet ou des réseaux sociaux.

Elle crée généralement du contenu rédactionnel, mais elle peut avoir à gérer des vidéos ou des fichiers audio.

Quelles sont les prestations fournies par une assistante virtuelle ?

Si l’assistante virtuelle peut être amenée à assurer des missions administratives, sa mission principale reste la communication digitale pour les sites et réseaux sociaux.

Voici un aperçu furtif de ce qu’une assistante virtuelle peut prendre en charge :

• traitement du courrier électronique, rédaction, distribution et archivage des e-mails ;
• présentations, synthèse de données, etc. ;
• traduction d’une langue étrangère vers le français ;
• correction et relecture de documents ;
• rédaction d’articles de blog ou de fiches produits pour sites internet, de posts pour les réseaux sociaux ;
• animation des réseaux sociaux ;
• transcription audio et/ou vidéo ;
• montage vidéo et/ou audio.

Quelle formation pour devenir assistante virtuelle ?

De nombreuses assistantes ont déjà une expérience du milieu professionnel en entreprise, elles sont souvent issues d’études scolaires telles que bac pro ou BTS.

Cependant, beaucoup d’autres souhaitent se lancer sans avoir nécessairement les bases pour réussir ce nouveau challenge.
Ces nouvelles assistantes sont souvent en quête d’une reconversion professionnelle.

Ce nouveau métier n’entre pas dans la catégorie des professions réglementées et, même si un quelconque diplôme peut rassurer les client·es, il n’est pas indispensable. Une certification de formation conviendra aussi très efficacement.

Les unes comme les autres ont besoin d’être guidées dans leur parcours d’entrepreneuriat et, pour certaines, dans l’acquisition de connaissances propres au métier d’assistante virtuelle.

La personne qui souhaite devenir assistante virtuelle peut s’appuyer sur des formations en ligne et des coachings personnalisés. Les offres ne manquent pas !

Qui sont les client·es d’une assistante virtuelle et où les trouver ?

Les client·es de l’assistante virtuelle sont essentiellement des infopreneur·es, des blogueurs et blogueuses avec des besoins numériques.
Elle peut aussi travailler avec des entreprises classiques ayant pignon sur rue avec, nous l’avons vu plus haut, des tâches différentes.

Dans les deux cas, la façon de trouver sa clientèle n’est pas la même.

L’assistante virtuelle qui recherche des client·es dans les métiers du numérique va se mettre elle-même en avant sur les réseaux sociaux, publier des posts régulièrement, se créer un site vitrine.
Ceci afin de montrer son expertise du monde digital et de la communication moderne.

L’assistante virtuelle qui veut approcher des entreprises classiques peut les aborder en contact direct lors de rencontres d’entrepreneur·es en remettant par exemple sa carte de visite.

Les assistantes virtuelles s’inscrivent aussi très souvent sur des plateformes de contact professionnel.
Ce sont des sites qui mettent en relation des freelances et des client·es. On y trouve notamment des missions qui concernent le monde digital comme le graphisme, le web design, la rédaction SEO ou la traduction. Ce sont les freelances qui donnent leurs tarifs, et la plateforme prend une petite commission (entre 10 et 12 %).

Ces différentes méthodes sont tout à fait compatibles entre elles. Il ne faut pas hésiter à les employer, les combiner et ce peu importe la clientèle visée.

Quel est le statut de l’assistante virtuelle ? Comment est-elle employée ?

L’assistante virtuelle peut être salariée, si elle est employée directement par l’entreprise.
On voit fleurir des sociétés qui recrutent des assistantes virtuelles pour leur confier plusieurs client·es.
Ces derniers ne souhaitent pas embaucher ou n’ont tout simplement pas assez de travail pour employer quelqu’un à plein temps.

Néanmoins le statut préféré pour une assistante virtuelle reste celui d’indépendante (freelance).

Il existe plusieurs façons de se mettre à son compte, nous le verrons un peu plus loin.

Maîtresse de son activité, l’assistante virtuelle indépendante choisit ses client·es et ses missions.
Elle est libre de travailler sur ce qui l’intéresse et selon son degré d’expertise sur le sujet.

Elle peut accepter plusieurs missions différentes en même temps, elle est même souvent confrontée à ce type de demandes.

Gérer plusieurs demandes simultanément exige une gymnastique de l’esprit et une organisation infaillible.

L’assistante virtuelle indépendante devra trouver des client·es (prospection), assurer les missions, facturer, parfois relancer et continuer à se former. Il faudra penser à sa couverture santé, sa mutuelle, sa prévoyance.

Envisager le travail sous cette forme requiert néanmoins de garder en tête qu’il s’agit d’une activité relativement précaire, sans aucune certitude quant au lendemain.
Ce manque de visibilité peut occasionner un stress important selon son tempérament. La tentation pourra être grande de retourner dans le giron rassurant du salariat, même si celui signifie tirer un trait sur son aventure.

Le statut d’indépendante reste un choix personnel selon les contraintes de chacune.

Quelle est la rémunération d’une assistante virtuelle ?

Lorsque l’assistante virtuelle est salariée, elle est dépendante du salaire donné par sa direction.
Le montant est négocié lors de l’embauche puis suit les évolutions selon la convention collective ou le bon vouloir des responsables de services.

Une assistante virtuelle indépendante établit un tarif pour chaque prestation et finit par obtenir un chiffre d’affaires.
À cela, il faudra déduire les charges, à hauteur de 22 % en micro entreprise par exemple.

Les tarifs de l’assistante virtuelle se calculent en fonction de la mission, cela peut aller d’un tarif à l’heure à un tarif au mot, à la minute.

Pour calculer son tarif à l’heure, il faut additionner toutes ses charges personnelles (loyer, nourriture, abonnements, loisirs, etc.) pour un mois, diviser par le nombre de jours travaillés en tenant compte de ses congés puis diviser par le nombre d’heures travaillées par jour pour enfin obtenir un taux horaire.
Il est donc différent selon chaque personne.

Vous pourrez nuancer ce prix selon votre expérience ou l’expertise demandée pour la mission.

Un tarif n’est jamais unique et s’adapte même très souvent à chaque client·e et en fonction de la prestation à fournir.

Êtes-vous faite pour devenir assistante virtuelle ?

L’assistante virtuelle doit montrer des compétences professionnelles mais aussi des qualités humaines. Si ces dernières font partie de la personne, les premières se travaillent et peuvent s’acquérir grâce à des formations.

Voyons déjà les compétences professionnelles.

– Tout d’abord, la base est d’écrire correctement en français.
Vos documents, mails, textes et posts devront impérativement être exempts de fautes, sans quoi vous perdrez toute crédibilité.

– Ensuite, vous devrez être familière de la culture digitale et du langage des réseaux sociaux.
Des termes comme stratégie digitale, SEO, audience, leads ou tunnel de vente ne devront, entre autres, n’avoir aucun secret pour vous.

– Des compétences spécifiques au monde digital vous seront demandées telles que la rédaction web, le storytelling, le copywriting et le community management.

– La maîtrise d’une langue étrangère est bien sûr un atout, de nombreux termes numériques provenant de l’anglais.

– Enfin, s’approprier les applications et logiciels propres aux spécificités de son activité reste un élément fondamental de la réussite des missions.

En ce qui concerne les qualités humaines, l’empathie occupe la première place.
Savoir se mettre à la place de son persona pour comprendre ses enjeux est juste indispensable lorsqu’il s’agit d’atteindre une cible.

Il faudra aussi être capable de se remettre en question parfois et voir ce qu’on aurait pu mieux faire.

Les autres qualités nécessaires :

• savoir rester discrète quant à ses missions, client·es, chiffres, etc. ;
• se montrer polyvalente ;
• être réactive ;
• apparaître fiable ;
• communiquer simplement mais toujours de façon professionnelle ;
• être force de proposition et s’affirmer capable de prendre des initiatives ;
• viser la perfection.

N’ayez crainte si vous ne cochez pas toutes ces qualités et compétences. Tout le monde peut changer et progresser.
Le plus important reste la volonté d’apprendre, plus que les connaissances elles-mêmes. C’est la motivation qui ouvre les portes de l’évolution.

★ Se lancer comme assistante virtuelle indépendante

Ayez toutes les cartes en main avant de décider de vous lancer en tant qu’assistante virtuelle indépendante. Chaque métier a ses avantages et ses inconvénients. Voici un petit tour d’horizon de ce qui peut pousser vers ce métier et sous quelle forme l’exercer.

Les motivations de l’assistante virtuelle pour se lancer à son compte

Les raisons de se lancer à son compte sont propres à chacune, mais le désir de liberté est celle qui ressort le plus souvent.

Depuis la crise Covid, c’est encore plus flagrant car les tendances archaïques se sont inversées.

Avant cette crise, on travaillait pour un salaire, mais maintenant on considère qu’on donne notre temps de vie à une entreprise qui s’enrichit grâce à ses équipes.
Le rapport au salariat n’est donc plus du tout le même. Nos exigences augmentent sur les conditions de travail, le salaire, les bonus, etc.
L’envie de se recentrer sur ce qui est réellement important pour soi peut balayer les plus fervents CDI.

Ensuite, on peut ajouter à cette première raison, les motifs suivants :

• créer son propre poste parce qu’on ne trouve pas d’autre job salarié ;
• ne pas avoir à rendre de comptes à des supérieur·es ;
• organiser l’emploi du temps comme bon nous semble ;
• choisir ses missions ;
• être reconnue pour son expertise et la qualité du travail fourni ;
• garder le fruit de son labeur pour soi ;
• se reconvertir après avoir exercé un premier métier dans lequel on ne s’épanouit plus ;
• respecter son propre rythme de vie ;
• apprendre de nouvelles choses ;
• changer de collègues.

Quel statut pour une assistante virtuelle ?

Parmi les nombreuses formes d’entreprise possibles, nous ne nous attarderons que sur 2 types privilégiés par les assistantes virtuelles : la micro-entreprise et le contrat CAPE.

• La micro-entreprise pour les assistantes virtuelles

La micro-entreprise est la forme la plus souvent retenue.

Très rapide à créer en raison de ses formalités simplifiées, facile à gérer avec une comptabilité allégée, il suffit de

• s’enregistrer sur le site officiel pour s’immatriculer
• s’inscrire au répertoire des métiers.

Vous aurez l’obligation d’éditer des factures pour vos prestations et de tenir un livre des recettes encaissées. Vous pourrez choisir d’être assujettie ou non à la TVA. Cela fait partie de la simplification pour les micro-entreprises. Vous serez dispensée de facturer de la TVA tant que vous ne facturez pas plus de 34 400 euros par an (en 2022). Cela signifie également que vous ne pourrez pas la récupérer lors de vos achats.

En ce qui concerne la banque, vous pouvez utiliser votre compte personnel, mais si votre CA annuel dépasse 10 000 euros pendant au moins 2 années consécutives, vous devrez ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité. Il est toutefois recommandé d’ouvrir de suite un compte pour votre micro-entreprise, afin de ne pas mélanger les sources de revenus et les dépenses. Notez que vous n’êtes pas tenue d’ouvrir un compte professionnel, un compte particulier suffit.

Du côté des impôts, vous devrez déclarer les revenus issus de votre micro-entreprise qui entreront ensuite dans le calcul total du taux d’imposition de votre foyer.

• Le contrat CAPE pour les assistantes virtuelles

Le Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise est proposé par les couveuses d’entreprises ou les coopératives d’activités et d’emploi (CAE) qui permet de tester son activité, sans rien changer en ce qui concerne votre statut social.

Vous ne vous immatriculez pas.

Ce n’est pas un contrat de travail, mais un contrat d’accompagnement, si bien que socialement, il est absolument transparent.

Qu’est-ce que cela signifie ?
Quel que soit votre statut actuel vis-à-vis de l’emploi, vous gardez votre statut antérieur et la protection sociale qui va avec.

• Si vous êtes salariée, vous gardez votre protection sociale comme salariée.
• Si vous êtes au chômage, vous conservez la protection sociale du chômage.
• Si vous êtes fonctionnaire, vous restez fonctionnaire.

En Cape, vous pouvez :

• être accompagnée et suivre des ateliers dédiés à la création d’entreprise ;
• facturer les missions réalisées ;
• vous rembourser vos achats (sous forme de notes de frais) et déduire votre TVA (20 % d’économisé).

– Vous ne vous rémunérez pas.
– Vous continuez à toucher 100 % de vos allocations, si vous en percevez.
– Vos recettes sont conservées sur un compte qui vous est dédié.
– Vous vous remboursez vos frais et achats.

Une fois que l’activité a bien démarré, que vous y voyez plus clair sur là où vous allez et que vous vous sentez prête à vous lancer, vous pouvez alors, au regard de la réalité de votre activité, de vos chiffres, de vos ambitions :

• vous immatriculer en micro-entreprise ;
• créer votre société pour vous développer (EURL, SASU…) ;
• devenir entrepreneure-salariée-associée d’une coopérative ;
• éventuellement, rejoindre une société de portage salarial.

Le contrat CAPE est renouvelable 2 fois. Sa durée est variable et au maximum d’un an.

Vous ne pouvez pas signer un contrat CAPE si vous êtes salariée à temps plein.
C’est l’unique incompatibilité.
Mais un mi-temps ou 4/5e fera l’affaire.

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Notez que créer son entreprise ne signifie pas forcément tout quitter.

Il est tout à fait possible de cumuler son activité avec une activité salariée parallèle.
Attention cependant pour celles qui travaillent dans la fonction publique, une autorisation de votre hiérarchie sera nécessaire.

On ne vous cachera pas qu’il peut parfois être difficile de tout mener de front, mais on peut avoir un bon aperçu de ce que serait la vie de freelance avant de lâcher son CDI.

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Et vous, comment voyez-vous ce métier d’assistante virtuelle ?
Est-ce une aventure qui vous tente ?
↪ Partagez votre ressenti et donnez-nous votre avis dans les commentaires ou par mail.

Cet article a été rédigé par Anne Friederich, rédactice web.
J’ai moi-même « traduit » le texte d’Anne en écriture inclusive.

Spécialiste du fret et du monde du transport, Anne propose des prestations de rédaction web SEO, de correction, ainsi que de la révision de traduction de l’anglais vers le français.

★ Pour en savoir plus sur Anne :
https://croquefeuille.fr/?_Anne-Friederich_