1 – Le lieu

Le mieux serait d’avoir une pièce dédiée à votre activité de télésecrétaire. Si ce n’est pas le cas, il faut vous créer un « coin » professionnel à votre domicile.

Sélectionnez un endroit calme avec un espace suffisant pour votre bureau, votre ordinateur, votre imprimante, votre téléphone ainsi que quelques rangements.

Votre espace de travail ne doit pas être face à la lumière. La source lumineuse ne doit pas être directe sur votre écran. Le mieux est de l’avoir sur le côté, mais pas dans votre champ de vision.

2 – Le matériel

Vous devez positionner votre écran de manière à ce que le haut de celui-ci soit à la hauteur de vos yeux. Pensez à régler également la luminosité de votre écran afin de ne pas trop fatiguer vos yeux (ni trop sombre, ni trop éclairé).

Votre clavier doit être un peu en retrait afin de pouvoir reposer vos poignets sur votre bureau en tapant.

N’oubliez pas également de régler votre chaise afin de rester bien droite devant votre poste de travail.

Votre imprimante doit idéalement être placée proche de votre bureau afin de vous éviter de vous lever régulièrement pour rechercher une impression.

Vous devez disposer d’un espace de rangement pour vos documents courants à portée de main et d’un espace qui peut être un peu plus éloigné pour vos classements.

Pour les droitiers, vous devez prévoir votre téléphone, votre souris et votre pot à crayons sur votre droite, ce sera l’inverse pour les gauchers.

Votre agenda ainsi qu’un bloc note seront également disposés à portée de main.

3 – L’organisation

Vous devez garder en tête que c’est votre espace de travail et que dans cette expression il y a le mot : espace.

Enlever le superflu : vous ne devez donc garder à portée de main que ce que vous utilisez fréquemment. Le reste peut être rangé dans un tiroir ou bien archivé.

Ranger les dossiers : si vous ne les utilisez pas au minimum une fois par jour, vos dossiers peuvent être rangés sur une étagère par exemple.

Organiser les documents dès leur arrivée : ceux qui vont directement à la poubelle, ceux qu’il faut traiter et ceux qu’il faut archiver.

Prévoir un rangement simple : si cela est trop long d’archiver vos documents, vous allez finir par les mettre dans une pile « à archiver » et encombrer votre espace…

Séparer le perso du pro : votre espace de travail professionnel doit rester pro : le doudou du petit dernier ne doit pas traîner sur le coin du bureau, ni le magazine TV sur la liste des documents en instance de traitement.

Ranger son bureau tous les soirs : vous apprécierez de vous mettre au travail devant un bureau rangé. La mise en route sera plus facile.

Nettoyer son bureau : un bureau bien propre et bien rangé est propice au travail.

Prévoir une date de validité pour vos documents : il ne sert à rien de garder des documents qui ne sont plus d’actualité.

Séverine MIDEY
http://www.sedgestion.com

Crédits photo : Sunchild57