Vanessa Letessier et Séverine Derrien sont télésecrétaires et assistantes juridiques indépendantes.

Installée en Normandie, Vanessa a créé Assist’alinéa en 2010 sous le statut d’auto-entrepreneur. Elle a depuis dépassé le chiffre d’affaires autorisé et a changé de statut.

Séverine a créé Smart Secrétariat en 2007. Installée dans le Gard, elle est en portage salarial chez Challenge and Co.

Spécialisées en secrétariat juridique, elles ont choisi de travailler ensemble pour un meilleur confort de travail et une plus grande disponibilité pour leurs clients avocats.

Une rencontre…

Depuis 2007, Séverine travaille principalement pour des avocats. Assistante juridique depuis 1998, elle souhaitait continuer dans ce domaine.

Elle a toujours collaboré avec d’autres secrétaires indépendantes afin de sous-traiter sa surcharge de travail et les prestations qu’elle ne pouvait pas réaliser elle-même, ainsi que pour ses remplacements lors des congés.

Vanessa et Séverine ont débuté leur collaboration en 2010, grâce au forum des secrétaires indépendantes. Vanessa souhaitait se spécialiser dans le secrétariat juridique. Elle a notamment remplacé Séverine lors de son congé maternité.

Mettre en place une méthode de travail

Les deux télésecrétaires ont les mêmes méthodes de travail et travaillent ensemble aisément.

Elles partagent leurs différentes adresses mails afin de gérer les messages de leurs clients respectifs à n’importe quel moment, avec facilité.
Elles partagent leurs dossiers sur un serveur en ligne pour avoir accès en permanence aux informations nécessaires pour effectuer les travaux réclamés par les clients de l’une ou l’autre.

Bien évidemment, la mise en place d’une telle collaboration ne s’est pas faite du jour au lendemain.

Il a fallu apprendre à travailler ensemble, à trouver des moyens de partage de documents et de gestion des mails. Chacune a créé un récapitulatif reprenant la méthode de travail, les demandes particulières de ses clients, les délais à respecter, etc.
Il a fallu apprendre à s’adapter aux exigences des clients de l’une et l’autre.

Un avantage sur la durée…

L’avantage est bien réel : chacune peut s’absenter facilement tout en étant assurée que le travail sera effectué. Le surplus de travail et les urgences sont plus facilement traités, chacune pouvant aider l’autre.

Vanessa et Séverine ont décidé « d’avancer » ensemble. Chacune adapte son emploi du temps et son rythme par rapport à l’autre, en fonction des absences, congés, rendez-vous extérieurs…

Leur collaboration évolue régulièrement et évoluera dans le futur, toujours en mieux, en s’adaptant aux nouvelles technologies, aux nouveaux logiciels, à leurs nouveaux clients.

[Cet article est extrait de l’eMag N°2 du 2ème trimestre 2014]