J’ai été contactée par Uriell alors que je cherchais le sujet de mon prochain article pour Croquefeuille. Celle-ci m’a proposé de parler de la création de la société Higgins Office avec son associée et amie Ela.

La genèse d’Higgins Office

Installées à La Rochelle, Uriell & Ela sont deux jeunes femmes de 35 ans qui se sont rencontrées en 2008 par l’intermédiaire de leurs conjoints respectifs.

Uriell est titulaire d’un DESS Management de projets. Elle a travaillé dans la fonction publique comme responsable des services communaux avant de choisir définitivement la voie du privé en tant qu’assistante de gestion dans une entreprise de bâtiment.

Ela a obtenu un master Administration des entreprises et a toujours exercé comme assistante de gestion, avec un petit passage dans l’import-export.

Devenues amies et conduisant des missions assez similaires dans leurs emplois respectifs, Uriell & Ela partagent régulièrement leur savoir-faire.
Elles aspirent à l’indépendance, pouvoir choisir leurs clients, leurs horaires.
Elles souhaitent aussi pouvoir diversifier leurs missions.

Après une première esquisse en 2010, le projet prend forme finalement en 2014 avec la rencontre de Nicolas qui avait créé en 2007 la société Higgins Conciergerie.
L’idée est née d’accoler les services de secrétariat proposés par Uriell & Ela à ceux de la conciergerie de Nicolas.

Création de la SARL Higgins Office

La société a été créée en mars 2015.

Higgins Office propose des services administratifs personnalisés aux gestionnaires et dirigeants d’entreprises. C’est la petite sœur d’Higgins Conciergerie qui propose des services de conciergerie aux salariés.

Les deux entreprises agissent dans un réseau commun. Elles communiquent conjointement. Les créateurs se retrouvent régulièrement pour faire le point et avancer sur leurs projets.

Les associés ont opté pour le statut SARL. Le capital est de 2 000 euros.
Uriell & Ela possèdent chacune 40 % des parts. Nicolas en possède 20 %, en tant que représentant de la société Higgins Conciergerie.
Il reste également propriétaire de la marque.

Fort de 8 années d’expérience depuis la création de son entreprise, Nicolas apporte en plus au projet son relationnel et son réseau de clients.
Il joue aussi le rôle d’arbitre entre les deux créatrices.

Ela apporte son côté « relations commerciales ». C’est elle qui est notamment chargée d’accrocher les prospects et de leur donner envie d’en savoir plus sur leur métier.

Uriell est l’organisatrice. Elle planifie les actions et anime le groupe.
Elle a passé un an sur la préparation du projet, s’assurant de rencontrer toutes les personnes susceptibles de leur apporter de l’aide (CCI, CMA, banques, assureurs, responsables d’entreprises, avocats, etc.)

Les statuts de la SARL ont d’ailleurs été rédigés par un juriste qui a mis en place un pacte d’associés.
Ces documents ont pour objectif de limiter les risques en cas de discorde, et d’anticiper les éventuelles sorties.

Les deux créatrices avaient conscience du danger de s’associer à deux.
Elles ont d’ailleurs déjà eu leurs premiers « clashs », et considèrent qu’il est normal d’avoir des désaccords.
Leur ligne de conduite est d’abord de laisser passer l’orage, puis de parler des problèmes afin d’éviter qu’ils ne se reproduisent.

Pour elles, l’avantage de créer cette structure commune est notamment de mutualiser les frais.
Elles souhaitaient de toute façon « mettre les pieds dans le même bateau ».

Le travail d’Uriell & Ela

Les deux créatrices ont pris le parti d’avoir chacune leurs propres clients.
Chacune s’organise comme elle le souhaite, mais relaye l’information à son associée qui pourra prendre le relais en cas de besoin, notamment pendant les congés.

Spécialisée dans le bâtiment, Ela travaille avec quelques « gros clients » qui l’occupent à plein temps. Ses domaines d’intervention : le social, la paye, la gestion, la réponse aux appels d’offres, la gestion des marchés, celle de la sous-traitance, mais aussi le montage de SCI et les diverses formalités juridiques.

Plus généraliste, Uriell a plutôt des « petits clients ». Elle cite, par exemple, un commerce de cycles, un prestataire en énergies renouvelables, des entreprises de bâtiment, un salon d’esthétique, un restaurateur, et même un clown-sculpteur sur ballon…
Ses missions sont donc diverses, mais tournent toujours autour du secrétariat, de la paye, de la facturation, des relances clients, etc.

Uriell & Ela se qualifient de secrétaires indépendantes, ou parlent de société d’externalisation de services administratifs.
Au départ, Ela n’aimait pas le terme de « secrétaire » qu’elle trouvait trop réducteur, mais elle a fini par s’y résoudre, puisque c’est le mot le plus couramment « reconnu » par les dirigeants qui sont potentiellement ses clients.

L’organisation du travail

Initialement, les créatrices avaient pris un bureau commun au sein d’un hôtel d’entreprise, proche du principal client d’Ela.
Elles se sont rapidement rendu compte que cette dernière passait le plus clair de son temps dans le bureau de ses clients, tandis qu’Uriell aimait aussi bien travailler chez elle quand elle n’était pas elle-même chez ses clients.

Le bureau commun abandonné, elles communiquent quotidiennement par téléphone et se voient au moins une fois par semaine.
Elles sont en réflexion quant à l’adoption d’un outil de travail collaboratif.

En ce qui concerne la prospection, le travail se répartit de la sorte :
Ela se charge de la prospection verbale.
Uriell finalise la relation client avec la préparation des devis, et se charge des relances.

Elles communiquent au moyen de plaquettes, flyers, cartes de visite, de leur site internet.
Elles ont suivi une formation au référencement et ont fait marquer leurs véhicules.
Elles ont également obtenu un article dans le journal Sud Ouest.

Aujourd’hui, elles trouvent leurs clients essentiellement par le bouche-à-oreille, grâce à leurs prescripteurs (Nicolas et leur assureur, notamment).

Les deux créatrices bénéficient encore des aides aux chômeurs créateurs d’entreprise et ne se rémunèrent pas.
Il est prévu que la rémunération de chacune soit proportionnelle au chiffre d’affaires qu’elle aura réalisé.

Quel avenir pour Higgins Office ?

Uriell & Ela souhaitent encore plus de clients. La solution sera peut-être, dans un premier temps, d’avoir recours à la sous-traitance, puis pourquoi ne pas embaucher une personne pour les accompagner dans leur développement.

L’idée d’Higgins était aussi de développer une franchise, comme Nicolas le fait actuellement pour la partie conciergerie.

Pour en savoir plus :
http://www.higgins.fr/office/