Vous savez que je m’intéresse aux différentes manières de « grandir » quand on est secrétaire indépendante. Aussi, je vous propose de revenir sur l’expérience de Bénédicte Goudemand qui vient de s’associer avec Valérie Dumont, et donc de passer du statut auto-entrepreneur à celui de cogérante d’une SARL.

La genèse et le développement d’E-secrétariat

Installée dans le Pas-de-Calais, Bénédicte a créé E-secrétariat en mars 2012.

« De formation BTS Assistante de direction, j’avais travaillé dès ma sortie du lycée dans différentes administrations du secteur public, des entreprises privées et associations de secteurs différents (informatique, agricole, formation, alimentaire, évènementiel, médical, juridique…) durant plus de 18 ans. »

En 2012, c’est le statut auto-entrepreneur qui lui a permis de sauter le pas vers un projet auquel elle pensait depuis 2002.

« Ce besoin d’autonomie et d’épanouissement dans ma vie professionnelle s’est de nouveau fait ressentir. Le fait d’avoir 4 enfants n’y était pas étranger, puisque concilier la vie professionnelle et les aléas de la vie familiale devenait vraiment difficile. »

Pourtant spécialisée en assistance (administrative, commerciale, juridique…), ses prestations se sont vite concentrées autour de la retranscription audio (aujourd’hui 80 % de son chiffre d’affaires).

Bénédicte a donc d’abord essentiellement travaillé à distance, puis les demandes sur site sont arrivées.

Sa clientèle est vraiment diversifiée : institutions, associations, professions libérales, comités d’entreprise, TPE, PME, PMI, universités, syndicats…

Depuis 2012, son activité n’a pas cessé d’augmenter.

« À la fin du premier trimestre 2015, mon activité me prenait quasiment 70 heures de travail par semaine. J’avais de plus en plus de mal à suivre le rythme et à tenir mes délais. La qualité de mon travail commençait également à s’en ressentir. »

Bénédicte a commencé à sous-traiter une partie de ses missions, mais cela n’était pas forcément intéressant du fait de son statut qui ne lui permettait pas de déduire ses frais.

La solution était de changer de statut, mais elle n’a pas souhaité franchir le pas seule.

S’associer, de l’idée au projet

Au départ, Bénédicte a pensé s’associer à une consœur indépendante, « pour que nous amenions chacune notre clientèle ».
Elle s’est rapproché de deux d’entre elles, en vain, « puisque l’une ne se sentait pas prête et l’autre préférait rester seule dirigeante ».

C’est finalement son mari qui lui a permis de rencontrer sa future associée via un réseau de dirigeants d‘entreprise dont il fait partie.

« L’un des membres a donné les coordonnées de son épouse, que je connaissais en tant que conjointe, et nous nous sommes mises en relation. »

Titulaire d’un DUT en gestion, Valérie Dumont avait travaillé en tant qu’assistante durant quelques années avant de souhaiter ouvrir un commerce de prêt-à-porter. Après 5 ans, l’affaire ne rencontrant pas le succès escompté, elle a fermé sa boutique.

« Ce qui m’a séduit chez Valérie, ce sont ses capacités de gestionnaire et ses connaissances en secrétariat. Sa connaissance et son expérience professionnelle en tant que gérante de société comblaient mes lacunes et mon inexpérience en comptabilité. Je complétais son manque de pratique en secrétariat. »

Après en avoir discuté longuement, les futures associées ont convenu d’une période d’essai de juin à août 2015.

« Tout s’est très bien passé. Nous nous complétons parfaitement, y compris au niveau du caractère. Je suis plutôt stressée et réagis au quart de tour. Elle est calme, posée, et prends du recul. J’imagine le pire ; elle est très confiante. »

La mise en place (août-sept. 2015)

La collaboration entre Valérie et Bénédicte ne pouvait être qu’une association.

« Elle cherchait du travail, mais je n’étais pas en capacité de lui verser un salaire fixe, en particulier la première année. Je me suis dit aussi qu’une personne associée serait plus motivée. »

La discussion a été élargie aux époux respectifs. Les interrogations et craintes de chacun ont été écoutées et étudiées.

Les documents comptables d’E-secrétariat, fournis à Valérie, ont nourri cette réflexion collective et permis de réaliser un prévisionnel.

La prochaine étape a été de trouver un expert-comptable pour les accompagner dans la phase de création.

« Nous en avons rencontrés trois. Nous leur avons posé les mêmes questions, et selon les réponses et les propositions les plus efficaces pour chacune, nous avons jugé de celui qui serait le plus à même de nous conseiller et de nous suivre. »

L’objectif était de trouver la forme juridique la plus appropriée, à partir du prévisionnel réalisé et de la situation personnelle de chacune (contrat de mariage…).

Contrairement à ce qu’avait imaginé Bénédicte, il a fallu fermer son AE plutôt que la transformer.

« Lorsque vous transformez, vous risquez de passer à côté d’aides diverses et variées, les impôts seront calculés sur votre année entière, y compris le rattrapage de la TVA. »

La clientèle et le matériel ont finalement été apportés en capital de la nouvelle société qui prendra la forme d’une SARL plutôt qu’une SAS, statut qui avait d’abord été envisagé.

« En ce qui nous concerne, nous avions une préférence pour une SAS. Il s’avère que nous voulions nous verser un salaire uniquement si nous le pouvions (donc irrégulier), ce qui apparemment n’était pas possible en SAS. »

Les taux de cotisations au régime général (CPAM) ont également été un critère dissuasif.

La prochaine démarche a été le choix de la banque pour déposer le capital social de la future société avant le dépôt des statuts.

« Nous avons négocié, et trouvé une banque qui nous suivait. La banque nous a fait un prêt pour acheter tout le matériel, puisqu’il fallait équiper entièrement mon associée. Celle-ci était d’accord pour qu’une partie du prêt soit mise en trésorerie. »

Reste le dépôt des statuts au greffe du tribunal de commerce. Cette formalité a été effectuée par le cabinet comptable et le Kbis est arrivé une semaine plus tard.
La cessation de l’auto-entreprise a également été gérée par le comptable.

En tout, il a fallu compter 3 à 4 semaines pour toutes les démarches administratives. Les choses sont très rapides côté greffe du tribunal de commerce. Le plus long est le travail sur le projet avec le comptable et le choix du statut.

Le lancement en SARL

Les deux associées sont cogérantes. Bénédicte reste majoritaire avec 60 % des parts. Il a été prévu que la répartition puisse être modifiée dès qu’un certain seuil de chiffre d’affaires sera atteint.

D’un point de vue opérationnel, en ce qui concerne les tâches courantes, Valérie s’occupe de la partie comptable et gère les paiements. Bénédicte s’occupe de la partie devis et facturation client.

Les missions à distance sont réparties entre chacune, suivant la charge de travail. Elles se relisent mutuellement.

Sur site, Valérie gère les interventions sur le secteur Nord, et Bénédicte sur le Pas-de-Calais et la Somme.

« Pour le moment, nous n’avons pas assez de temps pour la prospection. La clientèle arrive grâce au référencement de notre site internet. Par contre, nous faisons partie de divers groupes business afin de développer nos relations d’affaires. »

Le logo d’E-secrétariat a été revu à l’occasion du lancement de la SARL. Il a aussi fallu refaire les outils de communication : cartes de visite, plaquettes et mise à jour du site internet.

Les associées ont décidé de garder le même nom et le même site qui étaient déjà connus et bien référencés.

« En ce qui concerne les tarifs, nous n’avons pas eu de modification à faire, puisque dès que je me suis installée en auto-entreprise, mon objectif était d’évoluer vers une autre structure. Je m’étais donc appliquée à avoir des tarifs cohérents pour ne pas avoir à faire la moindre augmentation. Les seuls pour qui nous avons dû négocier la tarification à la baisse sont deux comités d’entreprise qui ne pouvaient pas supporter les 20 % d’augmentation de la TVA. »

Les clients d’E-secrétariat avaient été préparés dès le mois de juillet à ces changements. Pour la grande majorité d’entre eux, cela ne changeait rien.

Les associées continuent de travailler depuis leurs domiciles respectifs situés à moins de 30 km l’un de l’autre.

« Nous nous rencontrons régulièrement, mais surtout, nous communiquons beaucoup par téléphone, ne serait-ce que pour nous détendre un peu. »

Les avantages de s’associer

On parle souvent des risques quand on prend un associé, celui de ne plus s’entendre…

« J’ai tout de même fait ce choix. Nous sommes adultes. J’ai confiance, nous allons dans le même sens, nous sommes toutes deux animées des mêmes motivations. Il est très important d’être franches l’une envers l’autre et de crever les abcès rapidement. »

Bénédicte ajoute :

« Il peut être difficile de concevoir d’avoir créé sa structure seule, d’amener sa clientèle, son référencement…, et d’en faire bénéficier une autre partie. Il ne faut en aucun cas penser à cela, mais plutôt aller de l’avant et penser positivement à ce que peut apporter une telle association. »

Elle conseille par ailleurs de bien équilibrer les tâches entre les associées, en acceptant que « chacune ait ses faiblesses et ses points forts ».

« Le fait de travailler seule, à la longue, peut avoir tendance à nous faire prendre de mauvaises habitudes. Le fait de m’être associée m’a permis de trouver un nouvel élan, de nouvelles manières de travailler, le partage, la délégation et une nouvelle source d’énergie. »

Aujourd’hui, l’ambition des associées est de faire évoluer la société de manière à pouvoir embaucher. Elles souhaiteraient en effet proposer de l’accueil téléphonique avec gestion d’agenda, prestation pour laquelle elles auraient besoin de quelqu’un à temps plein.