On me pose souvent la question des formations en retranscription audio, mais à ma connaissance, il n’en existe pas dans ce domaine.

Comme je l’ai souvent rappelé sur ce blog, la retranscription relève plus d’une technique qui permet de réaliser plusieurs type de missions :

• La simple frappe sous audio, par exemple pour des médecins ou des avocats
• La retranscription mot à mot d’entretiens de recherche ou d’interviews
• La retranscription révisée de conférences
• La rédaction de compte rendu de réunions (CE, CHSCT, AG…)

C’est pour cette raison qu’il ne peut d’ailleurs y avoir de tarif unique pour la retranscription audio, car il ne s’agit pas d’une seule prestation, mais de plusieurs types de missions.

Moi-même, quand j’ai décidé de me spécialiser en retranscription audio avec la Compagnie des Télémates je n’en avais jamais fait.

En revanche, j’avais l’habitude de la rédaction et je suis plutôt à l’aise avec le français (même si je ne suis pas à l’abri de coquilles dans mes textes).

Ce type de mission convenait tout à fait à mes attentes en devenant secrétaire à domicile :

• Un travail à distance,
• Des délais fixés à l’avance qui me permettaient de travailler quand je le souhaitais,
• Un volume important de travail.

L’inconvénient principal de ce secteur reste la concurrence difficile sur les prix.
Néanmoins, les clients sont fidèles.

Donc, avec un peu de patience et de persévérance, on arrive très bien à se constituer un portefeuille de clients suffisant pour en vivre.

L’autre inconvénient étant, avec le temps, d’arriver à gérer la fluctuation de la charge de travail, car les missions ont cet inconvénient de souvent arriver toutes en même temps.

Il conviendra alors de savoir se constituer une équipe pour absorber les pics, problème que j’avais résolu en m’associant à deux consœurs.

Je reviens sur la question de la formation en retranscription audio, ou plutôt auto-formation, en m’appuyant sur mon propre exemple que vous pourrez compléter en commentaire.

1 – Se renseigner

Dans un premier temps, je me suis documentée au mieux sur cette « prestation », notamment en écumant page après page les posts du forum des secrétaires indépendantes dédiés à ce sujet.

J’y ai donc appris qu’il existait différentes formes de retranscription :

Le mot à mot ou verbatim qui préserve non seulement l’intégralité du discours, mais également les hésitations, les répétitions, les erreurs de syntaxe propres à l’oral.

La transcription révisée ou reformulée en français correct qui conserve également l’intégralité du discours, mais le rend propre à la lecture par écrit, en supprimant les hésitations, les répétitions, ainsi que les tics de langage, tout en corrigeant les fautes de syntaxe.

Le compte rendu ou la synthèse qui résument le discours en fonction des thématiques abordées et des consignes du client, ceux-ci étant le plus souvent rédigés au style indirect.

2 – S’équiper

J’ai aussi découvert un petit logiciel avec lequel j’ai ensuite beaucoup travaillé : Express Scribe.

Celui-ci permet notamment de contrôler la vitesse de lecture audio à l’aide du clavier.
La version gratuite prend en charge la plupart des formats audio les plus répandus (mp3, wav, wma…) et n’a pas d’expiration de validité.

Les touches à connaître :

F4 : Pause
F7 : Retour
F8 : Avance
F9 : Lecture
F10 : 100 % de la vitesse de lecture

Vous pouvez également d’ores et déjà vous équiper de la version professionnelle qui a l’avantage de pouvoir traiter un plus grand nombre de formats, dont certains propres aux dictaphones utilisés par les avocats.

Le tarif est somme toute très raisonnable, mais la version gratuite reste très largement suffisante pour vous entraîner, et même pour la plupart des missions.

Il vous faudra également un bon casque pour vous isoler du bruit extérieur.

Pour aller plus, vous pourrez vous équiper d’un kit professionnel de retranscription avec pédalier.

3 - S’entraîner

Une fois équipée de ce logiciel, et forte des conseils qui m’avaient été donnés par les consœurs du forum, il m’a encore fallu prendre le temps de m’entraîner sur des fichiers trouvés sur internet.

Par exemple, sur les conférences du salon des micro-entreprises dont les sujets m’intéressaient.

Il vous suffit de choisir la conférence que vous souhaitez retranscrire et la télécharger sur votre ordinateur avant de pouvoir la lire avec Express Scribe.

Si vous n’avez jamais pratiqué cet exercice, cela risque d’être particulièrement fastidieux, mais ne vous découragez pas. Avec le temps et la pratique, vous gagnerez en dextérité…

Ne vous laissez pas non plus démoraliser par celles qui vous diront qu’elles arrivent à retranscrire une heure d’audio en 2 heures de travail ! Vous n’êtes pas là pour vérifier leurs propos ni la qualité du travail rendu…

Et puis, il ne s’agit pas d’un concours de vitesse, mais de rendre un travail impeccable à votre client. Donc, soignez votre copie, relisez-vous, travaillez sur votre mise en page.

« Hâtez-vous lentement, et sans perdre courage,
Vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage,
Polissez-le sans cesse, et le repolissez,
Ajoutez quelquefois, et souvent effacez. »
Nicolas Boileau, L’Art poétique (1674)

4 – Se faire accompagner

Pour la suite, pour celles qui sont les moins sûres d’elles, je conseille de travailler avec d’autres télésecrétaires.

Dans un premier temps gratuitement, cela vous permet de vous faire la main en conditions réelles, sur de vraies missions clients, tout en faisant gagner du temps à la consœur (un partenariat gagnant-gagnant).

Dans ce cas-là, vous travaillerez le plus souvent sur du mot à mot, à charge pour elle de réviser le texte et de le corriger.

En choisissant quelqu’un qui travaille régulièrement dans ce domaine, cela vous permettra peut-être, si vos essais sont concluants, de travailler ensuite pour elle en tant que sous-traitante.

Cet accompagnement vous permettra de mieux comprendre ce qui vous sera demandé par les clients et la diversité des missions dans ce domaine.

Attention à ne pas forcément calquer votre manière de faire sur la première personne avec laquelle vous allez collaborer, car chaque secrétaire a ses habitudes.

Avec le temps, vous parviendrez à vous faire votre propre idée du travail à réaliser pour vos clients. Vous pouvez avoir un œil critique vis-à-vis de vos donneurs d’ordres, mais en attendant, tant que vous travaillez pour elles, il vous faudra vous plier à leurs consignes !

Pour ma part, n’ayant aucune formation en secrétariat, je n’ai jamais réussi à convaincre une télésecrétaire de travailler avec moi…

Je n’y ai pas forcément perdu, puisque j’ai ainsi été amenée à travailler pendant plus d’un an avec une grande société de retranscription audio qui m’a quasiment tout appris sur le métier.

Pensez également à cette piste-là, si vous savez déjà bien rédiger, car il est sûr que c’est plus rémunérateur qu’une simple sous-traitance entre consœurs.

5 – Trouver vos propres clients

Cette étape peut arriver bien en amont, et pas forcément à la fin du processus.

L’important est d’avoir une idée déjà précise des prestations que vous souhaitez réaliser et des cibles que vous voulez toucher.

En effet, comme dans les autres domaines, à une cible correspond une manière de prospecter qui ne conviendra sans doute pas à une autre, en fonction de ses spécificités.

Ainsi, dans mon cas, j’ai surtout prospecté les avocats tandis que je me faisais connaître par le référencement de mon site internet pour la retranscription audio des entretiens, colloques, conférences, assemblées générales…

Ce n’est donc pas moi qui allais vers mes clients, mais mes clients qui arrivaient à moi.